[공유오피스] 1. EX(Employee eXperience)에 집중하라

1. EX(Employee eXperience)에 집중하라

공유 오피스를 할 때 가장 간과하는 부분이 바로 EX입니다. 흔히들 구성원에 대한 고려를 한다고 하지만 막상 공유 오피스를 도입하게 되면  그 의사결정은 구성원이 아닌 직책자들이 하게 됩니다. 그런 경우 대부분 구성원이 정말 원하는 것 보다 동떨어진 기술이나 인테리어에 매몰되어 실질적인 업무의 시너지를 낼 수 있는 공유 오피스 도입은 요원하게 됩니다.

그렇다면  EX란 무엇인가...
흔히 우리들은 UX(User eXperience)강조합니다. 즉 사용자 경험에 기반한 서비스를 제공할 때 보다 친근감도 있으면서 사용자들의 거부반응도 최소화 할 수 있습니다. 그래서 IT의 접근성을 대변할 때 항상 UI & UX를 언급하기도 하죠. 이렇듯 사용자에 대한 고려는 이렇게 많은 고민과 연구가 되어 있지만 실질적인 EX에 대해서는 기업들은 많은 고민이 되어 있지 않습니다.

이유는 사용자의 관점은 매출과 연관되고 구성원 관점은 원가와 연관되기 때문에 대부분의 기업들은 매출에 집중하여 사용자인 UX에 몰두하지만 구성원은 단순한 비용을 소모하는 존재로 인식된 것이 현재의 원인이라 할 수 있습니다. 하지만 이미 해외에서는 UX와 동일하게  EX의 중요성도 부각되고 있는 상황에서 공유 오피스를 도입하는 해외기업의 성과가 더 좋은 이유라 할 수 있습니다.

1. EX(Employee eXperience)의 간과
국내의 공유 오피스의 실패들의 원인을 분석하면 대부분이 Top-Down의 방식으로 출발했다는 점입니다. 즉 Top-leader의 의지에 기대어 진행되다보니 Top-leader의 시각에 초점을 맞추어 진행되게 됩니다. 그래서 실제 구성원 입장에서 중요한 부분은 정작 Top-leader 시선에서는 중요하지 않게 되어 실제 완료된 공유 오피스가 구성원들에게 외면 받게 됩니다.

그 원인은 Top-leader에게 EX에 대한 자세한 언급을 하지 않은 것이 가장 큰 원인이라 할 수 있습니다. Top-leader는 트랜드를 비추어볼때 공유 오피스의 가능성과 기업의 변화를 위한 필수요소로 생각을 하고 추진을 지시하지만 중간의 리딩 그룹이 이러한 Top-leader의 시선만에 얽매이다보면 정작 구성원들의 Voice는 놓치게 되는 경향이 있습니다.

Top-leader에 종속적인 기업 특히 대기업의 경우는 이런 현상이 더 두드러지게 나타나고 이에 따라서 정말 업무환경의 혁신과 동떨어진 인테리어만의 혁신만이 존재하게 되고 막상 막대한 비용을 들여서 완성한 공유 오피스는 단기간 구성원들의 기피로 인해서 실패하게 됩니다.

2. EX(Employee eXperience)의 고민
사실 구성원들의 경험이란 말이 익숙하지 않은 것이 사실이다. 이제까지 구성원 즉 이른바 Worker라 불린 일만하는 사람들의 일하는 공간과 환경에 대해서는 국내의 기업들이 크게 관심을 가지지 않은 것이 현실입니다. 이에 따라서 갑자기 EX를 찾으라고 하면 그들은 뒷통수를 맞은 것처럼 멍하게 됩니다

EX를 찾으려고 보면 업무별로 정말 다양한 방식과 문화가 존재하는 것을 알게 됩니다. 그러다보면 "정말 공유 오피스를 하면 좋아질까?" 의문이 생기는 시점이 다가옵니다. 이유는 대다수의 구성원들은 자신의 책상과 자신이 일하는 공간이 변화되는 것을 반기지 않기 때문입니다. 그러다보니 정작 Voice 청취를 하다가 공유 오피스 도입을 철회하는 일도 생기기도 합니다.

공유 오피스를 한다는 것은 생소한 개념일 뿐더러 국내의 기업문화 이른바 트리구조의 조직문화 속에서는 분명 도입 자체가 혁신이라고 할 수 있습니다. 그만큼 관행적이고 고착화된 조직구조 자체를 변화하지 못한다면 그만큼 변화하기 힘들 수 있습니다.

하지만 이럼에도 불구하고 EX를 찾는 것은 반드시 필요한 과정입니다. 어렵지만 막상 하나하나 정리하다보면 회사의 불필요한 절차, 반복적 행태 등이 보이게 되고 불필요한 회의문화, 보고문화도 보이게 됩니다. 사실 공유 오피스를 잘 설명하면 반대하는 구성원은 리더급 이 아닌 경우 대부분 반기는 분위기 입니다. 이유는 자신의 일을 눈치보지 않고 할 수 있다는 점 때문입니다. 이런 EX를 도출하면 결국 그 안에서 공유 오피스가 나아갈 방향을 찾을 수 있게 됩니다.

3. EX(Employee eXperience)의 적용
하지만 이렇게 도출되는 EX를 실제 적용하는 것은 한계가 있습니다. 이유는 구성원들의 Needs가 구성원들의 수만큼 비슷하다는 점입니다. 그들이 원하는 것을 다 들어주자면 정말 공간 자체가 아니라 개개인의 별도의 사무실을 만들어 주는 것이 가장 빠를지도 모르니까요.

그래서 도출된 EX를 가지고 몇가지 분류로 모으는 작업을 진행합니다. 재미난 점은 이런 작업을 하면 트리구조의 조직문화에서 흔히 나타나는 것 중 하나가 高년차보다 低년차에게서 보다 적극적인 의지를 가지고 있다는 점과 조직을 벗어나서 자기만의 공간에서 일하고 싶은 Needs가 강하다는 점입니다. 아마도 중간리더들이 주로 관리자들로 이루어지다보니 그들의 업무를 시시콜콜 챙기는 것에 대한 부분이 가장 큰 이유가 아닐까 합니다.

EX를 적용할 때는 반드시 년차와 업무를 구분하고 목적을 분명하게 정해야 합니다.
 - 년차 : 자유로운 업무환경을 위해서는 기존의 조직구조 내 년차구조의 틀을 깰것
 - 업무 : 업무별로 방식이 차이가 있으므로 방식의 종류를 분류하기 위해 필요
 - 목적 : 공유 오피스의 도입의 목적을 분명하게 할것

공유 오피스를 말하면 흔히들 협업을 말하지만 기업에서 도입할 때는 사실 협업보다는 업무생산성에 초점이 맞추어져야 보다 더 도입의 성공을 높일 수 있습니다. 즉 어떻게 하면 년차/업무에 따른 각기 자신이 맞은 업무에 적합한 공간은 무엇이 될 것인지 찾아서 그런 것을 기반으로 공간의 설계와 배치를 해야 사용하는 구성원들의 불편함은 최소화하고 개인의 업무 생산성을 높일 수 있는 오피스로 만들 수 있습니다.

그렇다면 공간만 잘 설계하면 정말 좋은 공유 오피스 일까... 다음에는 공간과 동선에 대해서 알아보도록 하겠습니다.