[공유오피스] 4. 100미터 달리기 VS 마라톤

[공유오피스] 4. 100미터 달리기 VS 마라톤


공유 오피스를 도입했다면 이제 어떻게 공유 오피스를 바라보아야 할까...

공유 오피스는 도입하면 끝... 이라는 생각이 강한 것이 현재의 상황입니다. 인테리어 기반이다보니 특별하게 도입한 뒤에 더 할게 없다는 생각을 하게 됩니다. 그러다 보면 어느 순간 공유 오피스는 이전의 모습과 다를 바 없는 공간으로 전락하게 되고 점점 퇴보하게 됩니다.

이유는 뭘까... 사실 공유 오피스는 어린아이와 같이 어쩌면 AI를 학습시키는 것과 같이 장기플랜으로 접근하는 것이 지속적인 회사가 원하는 목적에 부합되는 사무공간으로 활용할 수 있게 됩니다. 초기의 공유 오피스는 어쩌면 협소하고 어려운 환경속에서 얻은 EX 기반으로 만들어 졌기 때문에 대다수의 구성원들의 Voice가 반영되지 못하는 것이 현실입니다. 하지만 막상 사용하다보면 다양한 Needs가 나오게 되고 이런 Needs에 부합하지 않으면 결과적으로 공간의 변화를 통한 일하는 문화의 변화를 이끌어 낼 수 없게 됩니다.

그래서 가끔 공유 오피스를 도입하는 것을 100미터 달리기처럼 단기간에 구축하고 끝내려는 경향이 많은 것을 보아오는데 이런 경우 대부분 얼마 못가서 확장성과 변화에 대응하지 못해서 실패하게 됩니다.

왜 100미터 달리기가 아니고 마라톤일까!!!

1. 사람들의 일은 계속 변한다
사람들의 일하는 방식은 계속 변하게 됩니다. 이유는 하는 일이 변하기 때문입니다. 이런 경우 회의의 방식도 달라지고 대화의 상대자도 회사내에서 회사 외적인 부분으로 확대되기도 합니다. 이렇게 다양하게 변화하는 상황에서 공유 오피스의 설계자체가 변화를 포함하지 못한 경우 일의 편의성이나 효율성은 다시 낮아질 수 있게 됩니다.

단적으로 구성원들이 사용하는 OA의 변화만 보더라도 중형 노트북에서 휴대가 중요한 울트라 노트북으로 변화되었다가 이제는 강력한 기능이 제공되는 테블릭과 같은 것으로 점점 발전하게 됩니다. 또한 일하는 공간도 이에 따라서 모니터의 제공여부, 유/무선 인터넷의 확대, 사용하는 Device의 다양화 등이 업무적 특성에 따라서 계속 변화하게 됩니다.

이런 것들이 고려되지 않은 공유 오피스는 근본적으로 활용성에서 낮아질 수 밖에 없고 경쟁력도 떨어지게 됩니다. 또한 조직의 구조도 달라지고 협업의 규모도 달라지면 기존의 회의공간도 고정형이 아닌 언제든 변화가 가능한 가변형 회의실도 점점 증가하게 됩니다.

이렇듯 변화에 대응하지 못하는 공유 오피스는 결과적으로 대규모 비용을 들여서 또 인테리어를 하거나 아니면 몸에 맞지 않는 옷처럼 기존것을 그대로 사용하게 되어 실질적인 회사의 이익에 부합하지 못하게 됩니다.

2. 시장환경의 빠른 변화
예전과는 다르게 시장의 환경은 빠르게 변화하고 있습니다. 그에 따라서 기술도 더욱더 빠르게 변화하고 있습니다. 그래서 공유 오피스도 이런 변화가 수용가능한 구조의 고려가 되어 있어야 합니다. 예를 들어 공간의 설계를 기존의 CAD로 했다면 점점 Digital Twin으로 전환한다거나 길안내 표지판을 대신하는 AR 길안내 기능 등 다양한 시장의 변화에 대응하기 위한 적용이 가능하도록 대체되어야 합니다.

이를 위해서는 구성원들의 일하는 현황과 기술의 변화발달을 고려하여 서비스의 변화도 이끌어 내야 합니다. 또한 외부적 환경 변화에 대응가능한 외부인력들과의 공존이 가능한 공간구성을 위해서 초기부터 인프라에 대한 투자가 선행되어야 이러한 변화에 발빠르게 대응가능한 사무공간으로 전환이 가능할 수 있게 됩니다.

왜 이런 것이 중요할까!!! 공유 오피스는 기본적으로 물리적 인프라에 영향을 받기 때문에 초기 설계시에 이런 변화가 가능한 구조를 고려하지 않는 경우 시장변화에 대응할 수 없게 됩니다. 이를 테면 전원과 네트워크를 유선으로만 구성하는 경우, 테이블을 고정형으로 만들어 버리는 것등이 향후 변화에 대응할 수 없게 되는 주요 원인으로 작용하게 됩니다.

3. 인테리어가 아닌 IT
가장 중요한 사항으로 공유 오피스는 인테리어는 일부에 지나지 않고 가장 핵심은 IT에 있다고 할 수 있습니다. 앞서도 언급했지만 업무환경을 좌우하는 것은 바로 지원되는 IT에 밀접한 연관을 갖게 됩니다. 기본적으로 공유 오피스에 제공되는 OA에 대한 정의 업무환경에 OA를 어떻게 설계하는지와 다양한 Device에 대응할 수 있는 환경구성 등도 물리적 IT의 영역이라 할 수 있습니다.

또한 외부로의 공유오피스 확대를 위해서는 사용자 인증, 좌석예약, 회의실 예약, 출입통제 등이 사전에 설계가 되어 있어서 외부 인력들이 공유 오피스 공간 내에서 같이 일할 수 있는 환경제공을 할 수 있게 됩니다.

초기에 적용되는 IT 이외에 지속적으로 업무적 편의와 생산성 증대를 위한 IT적 요소는 계속 증가하게 되고 그에 따른 서비스를 제공함에 따라서 화상회의, 전자칠판, 사무환경 IoT, 사무실 증강현실, Digital Twin, BMS(building management system)으로 확대되게 됩니다.

특히 최근처럼 주 52시간에 대한 이슈가 큰 상황에서 공유 오피스내 IT 강화는 필수적이게 됩니다. 즉 관리하는 관리기준, 정책등도 지속적으로 변화하는 것에 맞게 대응할 수 있는 것 또한 IT를 통해서 가능하여 도입 이후에도 끊임없는 개선이 필요한 것입니다.

이렇듯 공유 오피스 도입 이후에도 지속적으로 관리되고 상황에 맞게 변화할 수 있도록 하는 IT환경 구축은 공유오피스 도입 시 가장 중요한 요소이기도 하고 이후 언급되는 블로그에서도 중요하게 다루어질 예정입니다.

이제 이런 공유 오피스를 도입한 뒤에 과연 무엇이 가장 위협적일지... 그 부분에 대해서 알아보겠습니다.