[공유오피스] 공간의 혁신이 아닌 일하는 방법의 혁신으로

이제 공유 오피스에 대해서 마무리 하려고 합니다.

공유 오피스를 도입한다는 것... 자칫 인테리어나 공간에 초점이 맞추게 되는 일들이 의외로 많습니다. 주변에 이런 공유 오피스를 보면 인테리어 비용에 엄청난 공을 들입니다. 이쁜 구조, 멋진 가구, 신기한 IT기기들로 도배되어버리는 오피스... 그런데 사실 그것을 사용하는 구성원들은 그걸 원할까!!!

공유 오피스를 도입하려고 한다면 정말 그것의 목적이 구성원들을 위한다면 인테리어나 공간이 아닌 정말 일하는 것에 있어서의 장애물은 무엇일까, 어떻게 하면 그들이 일을 할 때 더 열정적으로 일할 수 있게 해줄까... 즉 공유 오피스의 시작은 구성원에 대한 진정어린 마음입니다.

그렇다면 정말 성공적으로 공유 오피스를 도입하기 위한 것... 무엇일까!!

1. 리더의 변화
기업의 공유 오피스 도입을 하기 위해서는 근본적으로 리더의 인식변화가 있어야 합니다. 많은 기업들의 리더들은 대부분 지시형 리더들이 많습니다. 무언가 하기보다는 무언가를 지시하고 그 지시한 결과를 검토하고 다시 그것을 반복하고, 그들과의 정보공유를 제한적으로 함으로써 자신이 지시하는 것의 힘을 과시하려는 사람들도 많은듯 합니다.

그래서 공유 오피스를 도입한다고 하면 의외로 리더급들의 반대에 부딛치는 것도 이런 리더들의 습성(?)과 관련이 있습니다. 그래서 공유 오피스를 도입하기 전에 먼저 리더들의 일하는 법, 구성원에 대한 이제까지와의 다른 방법으로 리더의 지시가 아닌 구성원 자신 스스로 일을 찾아갈 수 있도록 근본적인 변화를 고민하게 만들어야 합니다.

만약 이것이 해결되지 않는다면 앞선 블로그에서 언급했듯이 과거로의 회귀현상이 발생하게 되고 기존과 차이가 없는 오히려 생산성과 효율성이 더 떨어지는 벽에 부딛치게 될 것입니다. 또한 리더의 반란(?)은 이것을 통해서 공유 오피스의 문제점을 부각하며 앞으로 더 이상 시도조차 못하도록 하는 무기를 그들의 손에 쥐어주게 됩니다.

그래서 공유 오피스는 Bottom-up이 아닌 Top-Down의 최고 경영자의 강력한 의지와 리더들에 대한 변화하지 않으면 안된다는 점을 분명하고 명확하게 인지시키는 것이 중요합니다.

2. 일하는 문화의 변화
지속적으로 언급했듯이 기존의 일하는 방식 자체의 변화가 이루어져야 합니다. 일의 주체가 리더가 아니라 구성원으로 전환이 되어야 하고 일의 Task도 구성원 스스로가 선택할 수 있는 수준으로 관리가 되어야 하며 성과관리 또한 조직단위의 관리에서 개인단위의 관리로 전환이 되어야 합니다.

일의 과정에서 발생하는 보고문화도 대면보고가 아닌 이메일, Comm.툴, 영상회의 등의 다양한 방법으로 전환되어 보고서 중심이 아닌 실제 진행되는 상황에 대해서 보다 더 자유롭게 더 자주 보고될 수 있도록 해야 합니다. 그것을 위해서 기존의 폐쇄적 정보관리 형태에서 오픈형 정보공유로 전환되어 구성원 개개인의 업무에 도움이 될 수 있도록 지원되어야 합니다.

또한 일의 방식도 지시의 형태가 아닌 지원의 형태로 바뀌어야 합니다. 즉 리더의 지시에 의해서 일을 하는 것이 아닌 구성원이 일을 선택하고 그 일을 진행함에 있어서 문제가 발생하거나 지연되는 것들이 발생할 때 리더는 그들의 현상에 대한 질책보다는 그 원인을 보고 어떻게 하면 문제를 넘어 자신들의 일의 동력을 유지할 수 있도록 하느냐로 변해야 합니다.

그래야 공유 오피스를 통해서 리더들의 일이 아닌 자신들의 일이 되고 자신들이 일을 가장 잘할 수 있는 방법을 스스로 찾아서 이전과는 다른 방법, 다른 고민을 하게 되어 공유 오피스를 도입하는 목적에 가장 부합되는 일의 공간, 회사의 변화가 일어나게 됩니다.

3. 좋은가구보다는 다양한 공간으로 변화
공유 오피스는 인테리어를 하기 위한 것이 아닙니다. 그러나 대부분의 공유 오피스를 도입하는 기업들은 인테리어에 매몰되어 있습니다. 그래서 대부분의 기업의 Top에 의해서 진행되는 것들은 엄청난 인테리어 비용을 쏟아붇고 정말 도움이되는 IT나 업무환경은 간과하고 있는 것이 현실입니다.

아마도 Top의 지시이기 때문에 눈에 보이는 것에 더 집중하다보니 나타나는 현상으로 가구 등 인테리어는 정말 훌륭한데 정작 일하는 공간 자체로 보면 형편없는 것들이 많게 됩니다. 일하는 공간, 동선 등이 배제되고 가장 이쁘고 멋지게 만들기만 했지 그 안에 일하는 사람들은 고려되지 않은 곳들이 많습니다.

구성원들은 편하게 자신이 원하는 쾌적한 곳에서 일하는 것을 원할 뿐 고급 가구, 인테리어가 필요한 건 아닙니다. 흔한 실수가 인테리어와 가구를 바꾸었지만 이른바 새집증후군처럼 한동안 가구나 인테리어로 인해서 오피스 공간은 일하기에 최악의 환경의 장기간 노출되게 됩니다.

차라리 원목을 길게 쭉 늘여트리고 누구나 앉아서 일할 수 있도록 오픈된 공간, 즉 남들이 보기에 허접하다고 느낄 수 있지만 오히려 심적으로 더 편안한 공간이 일하기에는 좋을 수 있습니다. 즉 일한다는 것... 어쩌면 정말 그들의 입장에서 보려하지 않기 때문이 아닐까 합니다.

어떤 곳은 공유 오피스를 추진하는 팀이 정작 당사자들의 업무환경을 보지 않고 그들의 일하는 공간을 기준으로 설계하다보니 일하는 공간이 특정 팀의 특정 환경에 치우치게 됩니다. 예를 들어 추진하는 팀이 주로 사무공간 인력이면 그들의 업무공간은 대부분 이동하는 업무로 정말 단순하게 노트북만 있는 경우가 많다보니 정작 공간설계나 OA 등의 설계시 편의성과 이동성이 간과되는 경우가 발생합니다. 

공유 오피스의 핵심은 멋지고 고급진 인테리어가 아닌 값싼 길다란 테이블로 구성된 커피숍과 같은 환경일 수 있습니다. 공간을 구성하는 것보다는 공간에서 일을 하는 사람에 집중해야 공유 오피스의 성공에 가까워 질 수 있습니다.

공유 오피스... 어쩌면 쉬울 수 있지만 어쩌면 너무나 힘든 일일 수 있습니다. 오랜동안 고착화되고 고정되어 버린 일하는 방법을 바꾸는 것은 쉽지 않을 수 있습니다. 더욱이 그것에 길들여져 버린 어쩌면 가장 오랜동안 그 틀안에서 숨쉬어왔던 리더급들의 문화적 충격은 상상 이상일 것입니다.

하지만 이제 4차산업 혁명의 파도속에서 '나를 따르라'는 정말 위험한 것이 되어 버렸습니다. 태풍이 몰아칠때 한사람의 능력만으로 그 태풍을 이겨낼 수 없습니다. 노를 잡은 모든 사람들이 개개인의 능력을 최대한 발휘해서 몰아치는 파도를 슬기롭게 대처할 수 있어야 합니다. 선장이 아닌 자신을 위한 노를 젓게 만들어야 그래서 험난한 파도를 여러방면에서 몰아치는 파도를 슬기롭게 이겨낼 수 있을 것입니다.

힘들지만 나아가야 하고 그 길은 어쩌면 끝이 보이지 않을 수 있지만 그 나아가는 걸음 자체가 의미가 있고 결국 그 길의 끝은 태풍이 아닌 가을 바람 청명한 하늘의 잔잔한 바다를 만날 수 있을 것입니다. 

공유 오피스는 Top과 리더와 구성원들 모두의 이해관계가 맞아야 하고 그 속에서 기업은 지속적인 발전과 태풍과 같은 위기를 이겨낼 수 있게 될 것입니다.  

이 블로그를 끝으로 공유 오피스에 대한 이야기는 마치도록 하겠습니다.

[공유오피스] 10. Smart workplace


공유 오피스를 말하면 대부분 물리적 공간을 기반으로 언급을 합니다. 사실 물리적 공간이 없는 상황에서 오피스라는 단어를 말하기에도 어렵지만 실제 물리적 공간없이 일을 한다는 것에 대한 불안감도 많은 것이 현실입니다.

이미 재택근무가 존재하고 있지만 실제 사용을 많이 하지 않는 이유는 물리적 공간에서 일하는 습성이 유지된 상태에서 재택근무를 도입해도 평가나 성과의 불이익을 받지 않기 위해서 대부분 기존의 업무환경인 물리적 공간 내에서의 업무를 선호하게 됩니다.

사실 공유 오피스의 궁극적인 목표는 일하는 환경에 대해서 개인의 Needs에 따라서 선택가능한 구조를 만드는 것입니다. 그것이 회사 소유의 물리적 오피스나 외부의 공유 오피스나 아니면 재택 등 공간의 제약없이 일할 수 있는 환경의 제공이 핵심이 되는 것입니다.

물리적 공간에 의존적이지 않은 궁극의 공유 오피스는 무엇일까!!

1. 공간 제약의 한계
사실 공유 오피스를 도입하면서 협업이나 업무 생산성을 기대하는데 유일한 제약이 바로 물리적 공간 그것도 회사가 정한 오피스에서 일하는 것에서 벗어나지 못합니다. 그러다보니 앞서 언급했던 다양한 공유 오피스의 문제점들이 나타나게 됩니다.

개인의 업무생산성을 고려하여 도입된 경우 물리적 제약이 존재하는 상황에서 개인의 업무생산성 향상은 한계에 직면하게 됩니다. 이유는 기존 조직의 관리 방식과 업무방식에서 벗어나지 못하기 때문입니다. 새로운 환경의 제공을 통해 개인의 업무생산성을 극대화하기 위해 공유 오피스를 도입하지만 결국 그것도 기존의 물리적 공간의 인테리어에 국한된 변경으로 인해서 기대했던 생산성의 향상에는 못미치는 결과를 가져오게 됩니다.

이렇듯 공간에 의존적인 공유 오피스를 설계할 경우 과거로의 회귀현상이 반복되어 공유 오피스의 실패로 이어지게 됩니다.

2. 물리적 공간과 가상의 공간
공유 오피스를 설계함에 있어서 물리적 공간에 대한 부분 이외 가상의 공간이 필요하게 됩니다. 앞서 언급한데로 물리적 공간의 한계는 다양한 업무환경의 구성에 제약으로 나타납니다. 회사의 오피스 내에서의 공유 오피스는 한계가 있고 고객, 협력업체, 산학협력 등의 다양한 유형의 일하는 공간, 일하는 방식 등이 자유롭기 위해서는 물리적 공간보다는 가상의 공간에 집중해야 합니다.

가상의 공간은 시공간의 제약이 없이 일하는 사람의 업무적 편의성에 따라서 물리적 공간(회사, 공용 오피스, 재택, 심지어 카페 등)을 선택적으로 사용하고 실제 일은 가상의 공간에서 이루어지는 구조로 됩니다. 이를 위해서 가상의 업무공간을 생성하여 다양한 그룹, 다양한 이해관계자들이 자유롭게 소통하고 정보를 공유 할 수 있도록 제공됩니다. 

이런 물리적 공간에서 가상의 공간으로 전환되기 위해서는 가장 중요한 리더들의 적극적 참여와 선도적인 새로운 업무방식의 도입을 통해 가상의 공간에서도 물리적 공간에서 하는 일들을 더 효율적으로 할 수 있게 됩니다.

물리적 공간의 가상 공간으로 전환은 적절한 IT 서비스와 리더의 솔선수범 그리고 일하는 방법의 지속적인 변화만이 가능하게 됩니다.

3. Smart workplace
그래서 궁극의 공유 오피스는 물리적 공간의 제약을 뛰어넘는 어디서나 일할 수 있는 환경을 제공하는 것을 목표로 IT 요소를 강조하여 다양한 가상의 공간 내 서비스를 제공하게 됩니다. 물리적 공간이 없어도 일할 수 있는 환경을 위해서 다양한 IT기능들이 도입되고 있으며 이를 통해서 개인이 원하는 물리적 공간에서 가장 효율적이고 생산적인 업무를 수행할 수 있도록 하는 것이 핵심입니다.

이것을 위해서 일하는 문화의 근본적인 변화와 그에 따른 IT적 서비스의 확충이 필요하게 됩니다. 일하는 문화는 조직단위의 일하는 방식에서 개인 생산성 관점의 전환을 의미하며 기존의 리더급의 중심의 정보 독점을 일반 구성원으로 정보의 공유를 확대해야 합니다.

또한 조직단위의 성과관리 구조를 개인단위로 전환하고 자신의 성과를 달성하기 위한 공간에 대해서 스스로 선택할 수 있도록 하여 개인의 성과를 통해 조직과 회사도 같이 성장할 수 있는 기반을 만들 수 있습니다. 물리적 공간의 의존도를 상대적으로 낮추었기 때문에 이것을 IT 서비스를 통해서 보완해 줍니다.

Smart workplace의 핵심은 물리적 공간이 없어도 일할 수 있도록 하는 것이며 이것을 위해서 물리 오피스와 동일한 다양한 기능들을 제공하게 됩니다. 가장 중점적인 부분은 바로 Comm.의 방법과 정보의 공유가 폐쇄적이지 않고 공개적인 공유가 가능하도록 하고 다양한 Comm.을 위해서 메일, 메신져, SNS, 영상회의 등을 제공하게 됩니다.

또한 기존의 조직단위의 Comm.이 아닌 개인이 자신의 업무과 상관있는 사람들과 같이 Comm.하는 구조로 개개인이 스스로 조직을 생성하고 관리할 수 있도록 하여 개인 성과달성과 생산성 극대화를 이룰 수 있습니다. 최근에는 주 52시간으로 인해서 이런 상황에서 개인들의 업무시간 관리를 위한 고민들이 증가하고 있지만 Smart workplace의 운영을 통해서 개개인의 업무시간도 스스로 관리할 수 있도록 지원됩니다.

Smart workplace은 단적으로 하나의 정의를 하지 않고 각 업무와 특성을 고려하고 외부적 변화환경 협업 등이 고려되는 구조의 공유 오피스를 지향하여 특정되지 않되 다양성을 잃지 않도록 IT서비스 구조를 수립합니다. 예를 들어 사이버공간상의 IT적 요소도 있지만 물리적 공간의 IT적 요소도 있어 각 기업들이 원하는 공유 오피스에 맞는 선택적 IT 서비스를 수립하여 제공합니다.

특히 IoT의 활용은 다양한 형태의 데이터를 축적할 수 있고 이것을 근거로 구성원 친화적 공유 오피스와 정보공유의 제약사항 등을 사전에 파악하여 지속적인 Smart workplace의 업그레이드가 가능하게 됩니다.

Smart workplace는 그래서 궁극의 공유오피스를 향하는 목표라고 할 수 있습니다.

다음은 끝으로 공유 오피스에 대해서 정리하고 마무리 하도록 하겠습니다.


Smart workplace를 위해서는 일하는 문화의 변화와 성과관리의 변화되어야 합니다.  기존 기업들의 일하는 문화는 경직되고 조직단위의 성과관리로 인해서 개인의 업무적 생산성보다는 조직의 단위의 성과관리로 인해서 개인의 업무적 생산성과 역량증대가 그리 중요하지 않은 것이 현실입니다.

하지만 4차산업혁명의 흐름속에서 조직단위의 관리로는 다양한 기술과 정보의 획득의 한계가 존재하고 개개인의 역량 육성 없이 성과를 내는 것 또한

[공유오피스] 9. Digital Twin

공유 오피스를 도입하는 것도 중요하지만 일단 도입이후에 관리가 더 중요합니다. 국내 특징일 수도 있는데 대부분의 성과체계가 운영보다는 도입이나 오픈에 초점이 맞추어져 있어서 대부분 관리의 필요성을 간과하는 경향이 있습니다.

특히나 오피스와 같이 물리적 공간에 대한 부분도 도입 이후에 특별한 관리에 대한 부분은 배제되어 있다보니 실제 운영이후 발생되는 다양한 문제에 대해서 대응이 원활하지 않게되고 그에 따라서 사용자들의 불편은 가중되어 성공적인 도입 이후 일정기간 후 반감되는 원인도 이와 같습니다.

그래서 공유 오피스를 도입함에 있어서 중요한 운영에 대해서 어떻게 하면 가장 효과적인 방법에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

1. 공유 오피스 관리의 문제
공유 오피스의 기본은 물리적 공간에 대한 재설계를 바탕으로 하고 있습니다. 그러다보니 물리적 공간의 관리적 이슈가 발생하게 됩니다. 여기서 왜 이런 문제가 발생을 할까!! 기존의 오피스와 공유 오피스의 차이는 개인의 소유권이 있느냐 없느냐로 나누어집니다. 기존의 오피스는 개인기준의 관리단위로 되어 있어 공유 오피스의 관리방식과 다르게 되어 이에 대한 관리기준 수립이 되지 않은 상황에서 관리의 공백이 발생하게 됩니다.

특히 외부에 오피스 관리에 대한 외주를 준 경우는 공유 오피스 도입으로 기존의 개인단위 비용산정이 아니기 때문에 이에 대한 관리 비용의 재산정이 필수적이지만 실제 이런 방식에 대한 운영비 산정의 경험이 없다보니 명확한 비용산정기준 수립이 되지 못하여 상당기간 관리의 공백이 발생하게 됩니다.

관리적 문제의 원인은 오피스에 대한 충분한 고려없이 공유 오피스와 기존의 오피스가 크게 다르지 않다는 것에서 생기게 됩니다. 그래서 도입하는 당사자들도 공유 오피스에 대한 도입만 골몰할 뿐 정작 어떻게 변화될것인지에 대해서 그리고 변화 이후에 무엇을 관리해야 하는지에 대한 고민이 없다보니 도입 이후 관리적 한계에 부딛치게 됩니다. 

이런 문제는 공유 오피스 구성에 따라서 달라지게 됩니다.

2. 공유 오피스 구성에 따른 문제
공유 오피스를 어떻게 구성하느냐에 따라서 관리 대상도 같이 증가하게 됩니다. 오피스 내 구성에 따라서 관리의 대상도 달라지게 됩니다. 오피스에 대해 대부분 가구 중심적인 오피스 환경을 생각하지만 사실 일하는 공간은 각 기업의 업무에 따라서 다양하게 존재하게 됩니다. 

공유 오피스는 더더욱 이런 다양성을 포함할 수 있도록 구성되어야 하는 문제로 공유 오피스 내 각 공간의 특성에 따라서 관리의 영역과 관리의 기준도 다르게 됩니다. 예를 들면
 - 가구배치만 한 경우
 - 가구배치 + OA
 - 가구배치 + OA + IoT
 - 가구배치 + OA + IoT + Digitalworkplace

위와 같이 4가지의 경우도 있겠지만 더 많은 공간과 업무특성에 따라서 그 다양성은 더 증가할 수 있게 되고 관리의 영역 또한 증가하게 됩니다. 이렇게 다양한 환경에 대한 관리가 명확하게 기준수립이 되지 않고 그에 따른 관리주체도 모호하게 되어서 결국 방치되는 결과를 가져오게 됩니다.

특히 오피스 관리는 물리적 공간에 국한되어 있는 반면 공유 오피스는 물리적공간 + 업무환경(OA) + IT환경까지 포괄하는 범위의 관리방법이 필요하게 됩니다. 흔한 실수 중에 공유 오피스를 전환하면서 기존의 물리적공간을 관리하는 조직에서 관리함에 따라 이외의 영역 OA환경+IT환경이 배제되는 결과를 초래하게 되어 이에 따른 관리적 부재를 피할 수 없게 됩니다.

그렇다면 어떻게 하면 제대로 관리할 수 있을까

3. 공유 오피스의 Digital Twin
Digital Twin은 제조쪽의 스마트팩토리에서 많이들 사용은 하지만 오피스에 대해서는 아직 미적용상태입니다. 공유 오피스는 기존의 인테리어 개념의 물리적공간을 뛰어넘어 새로운 개념의 관리방식이 필요하게 되었습니다. OA환경부터 IT환경으로 확대되어 다양한 사람들이 사용할 수 있는 공간으로 변하게됩니다. 더욱이 BMS(Building Management System)와 접목되어 새로운 오피스 관리 방식이 필요하게 되었습니다.

이런 다양한 기능들을 통합적 관리를 위해서는 기존과 같은 방법으로는 한계가 있기 때문에 Digital Twin을 도입하게 됩니다. Digital Twin의 특징은 기존의 오피스를 동일한 IT 환경으로 재구성하여 해당 오피스를 직접 가지 않더라도 원격에서 각각의 독립된 공간 및 오피스를 관리할 수 있게 됩니다.

또한 특성별 구분을 할 수 있고 이용자의 패턴을 분석하여 공유 오피스의 이용현황을 통한 새로운 공간의 도입, 공간의 재구성, 공간의 폐쇄 등 사용자 중심적 오피스를 구성할 수 있게 됩니다. 또한 각 오피스의 장애 현황을 실시간 관리할 수 있게 되고 사용자의 불만이 발생하기 전에 사전예측도 가능하여 오피스 도입 이후 관리로 인한 구성원의 불만을 최소화 할 수 있게 됩니다.

공유 오피스를 Digital Twin의 필요성은 기존의 물리적 인테리어를 벗어나서 다양한 IT환경의 도입에 따른 관리의 고도화가 필요하게 되었습니다. IT 기반의 오피스 환경의 구축은 결과적으로 관리적 요소의 증가를 가져오지만 그에 따라서 사용자들에게 다양한 정보와 서비스를 제공할 수 있는 기반을 만드는 것과 같습니다. 이런 Digital Twin의 도입은 관리의 효율성과 A/S 관리개념에서 B/S관리로 전환할 수 있는 기회를 제공하게 됩니다.

공유 오피스 관리까지 정리하다보니 이제 마지막 진정한 공유 오피스에 대해서 다음 블로그를 통해서 알아보도록 하겠습니다.

[공유오피스] 8. Public Vs Private

공유 오피스를 도입함에 있어서 중요한 요소로 언급된 부분이 바로 협업입니다. 기업 내부적 공유 오피스를 유지하는 것에서 벗어나서 외부와의 공유가 가능한 공간을 구성하는 것이 중요한데 기존의 기업내부의 오피스를 오픈하는 것은 외부적 보안 문제등으로 인해서 쉽지 않은 것이 현실입니다.

그래서 기업이 공유 오피스를 도입할 경우 특히 외부와의 협업을 고민하는 경우 반드시 공유 오피스의 구분이 필요하게 됩니다. 사실 이 부분을 기업들이 도입 초기에 고민하지 못하거나 한쪽부분만을 강조하다보면 정작 도입 이후 다양한 활용을 시도하지 못하게 됩니다.

그래서 이번에는 공유 오피스의 도입에 대한 두가지 안을 제시하고자 합니다.

1. Public 공유 오피스
일반적으로 공유 오피스를 말할때 언급하는 것으로 기업 내외부의 사람들을 가리지 않고 오픈하는 정책을 취하는 것으로 해당 공유 오피스는 외부에 오픈된 형태로 운영되어지도록 설계가 됩니다. WeWork과 같은 형태의 오피스를 도입하려는 기업은 외부적 협업이 중요하다는 판단으로 해당 오피스를 오픈하게 됩니다.

최근의 기업들이 공유 오피스를 도입하는 목적 중 가장 큰 부분이 바로 외부와의 협업을 유도하기 위함입니다. 기업 내부적으로 한계가 있고 4차 산업혁명의 기술들은 빠르게 변하고 다양성도 이제까지와는 다르게 폭넓기 때문에 기업 내부적으로 모든것을 해결하기에 한계에 이른 상황입니다.

결국 이런 한계상황을 극복하기 위해서 외부적 수혈 즉 외부와의 협업이 중요하게 되고 이런 것을 위해서는 기존의 오피스의 변화가 필요하기 때문에 공유 오피스를 도입하는 이유이기도 합니다. 그런데 전문 공유 오피스 업체가 아닌 기업이 이런 공유 오피스를 운영하기 위해서는 해결해야 하는 과제가 많이 존재합니다.

예를 들어 외부인력의 기업 내 오피스를 사용함에 따르는 보안, 정보유출 등의 문제에 대해서 자유로울 수 없습니다. 단순하게 물리적 보안 뿐만이 아니라 Digital workplace를 통한 인터넷 보안까지 기업 보안관리의 허점이 존재할 수 있게 됩니다.

결과적으로 공유 오피스를 외부에 오픈하는 것에는 한계가 존재하게 됨에 따라서 접근의 방식을 달리하게 됩니다. 즉 모든 오프시의 Public 오피스로 전환이 아니라 일부에 대해서만 Public으로 전환하고 나머지는 기업 내부적 목적에 맞는 오피스로 전환하게 됩니다. 이것을 통해서 기업은 외부와의 협업의 공간을 확보하면서 보안에 대한 부분까지 해결 할 수 있게 됩니다.

Public 공유 오피스는 외부와 오픈되기 때문에 폐쇄적이기 보다는 개방적으로 운영이 되고 그 운영에 있어서 기업의 Needs는 최소화 되고 협업을 위한 개방형 오피스에 초점을 맞추어 설계가 되어야 합니다. 그래서 기업의 내부와 연결된 물리적 공간과 가상의 공간이 차단된 별도의 영역으로 구성되게 됩니다.

이런 공간은 내부의 정보가 외부로 흘러나가지 못하도록 하는 부분과 반대로 Public 내의 정보가 기업 내부로 흘러들어갈 수 있도록 하는 단방향 정보채널만 유지하게 됩니다. 이를 통해서 Public 공유 오피스를 통해 얻은 정보가 기업내 정보로 활용될 수 있도록 구조화 시키는 작업을 하게 됩니다.

하지만 기업의 Public 공유 오피스가 너무 기업의 정보창고로만 활용되는 이미지가 만들어질 경우 협업은 제한되고 외부와의 정보의 단절만 초래하게 되는 문제가 생길 수 있으므로 협업의 외부 당사자와의 정보의 주체와 소유권에 대한 부분을 명확히 하고 그 성과를 나눌 수 있는 구조가 만들어져야 합니다.

2. Private 공유 오피스
Public 공유 오피스의 외부와의 보안의 문제와 별개로 기업 내 공유 오피스는 다른 개념의 접근이 필요하게 됩니다. 앞서 언급한 것 중 협업 이외에 생산성에 대한 언급을 했듯이 구성원들의 업무적 생산성이 점차 중요하게 됨에 따라서 외부에 오픈되지 않는 공유 오피스가 필요하게 됩니다.

기업들은 이 두가지를 혼동하는 경향이 많은데 지금까지 기업들이 도입하려고 했던 것은 Public이 아닌 Private의 방식이고 그것을 통해서 업무생산성을 증대하는 것에 목표를 가지고 있었습니다. 그래서 우리가 아는 기업의 공유 오피스는 바로 Private이라 할 수 있습니다.

Private 공유 오피스의 목적은 협업보다는 생산성에 중점을 두게됩니다. 이것은 기본적으로 구성원의 개개인의 역량의 극대화를 목표로 삼고 있습니다. 이를 통해서 업무적 생산성이 증대되고 결과적으로 기업의 역량도 증대되는 효과를 가져오게 됩니다.

Private 공유 오피스는 자율적 업무환경을 조성하고 구성원 개개인의 업무목표를 스스로 수립할 수 있도록 하여 창의적 업무공간을 만드는 것에 핵심이 있습니다. 그래서 공간의 구성의 핵심은 구성원 업무환경에 초점을 맞추어서 설계되며 이를 위해서 다양한 환경의 업무공간을 만드는 것이 중요합니다.

Private으로 구성하면 협업을 등안시 하는 것 아니냐는 반론도 있을 수 있습니다. 중요한 점은 Private의 공유 오피스가 되지 않는다면 Public으로의 전환은 더 어렵다는 점입니다. Private의 공유 오피스를 통해서 기존의 업무방식과 조직문화를 탈피할 수 있고 결국 타 조직과의 협업의 환경이 조성되면서 자연스럽게 외부와의 협업도 가능하게 됩니다.

국내의 기업들은 대부분 정보의 공유를 꺼려하고 결국 외부와의 협업이 잘 되지 못하는 원인으로 작용합니다. 하지만 단순히 외부와의 정보 공유가 안되는 것이 아니라 기업내 조직간 정보도 공유되지 못하는 상황에서 Public 공유 오피스를 도입하여 협업을 하겠다는 것이 얼마나 모순된 것인지 알 수 있습니다.

Private 공유 오피스 방식의 성공은 자연스럽게 Public으로 전환될 수 있기 때문에 바로 외부로 오픈하는 구조보다는 Private 방식을 통해서 내부적인 변화를 이끌 다음 외부로 확대하는 전략이 공유 오피스의 도입에 따른 성공 가능성을 높일 수 있을 것입니다.

이렇듯 공유 오피스를 도입하는 목적과 방향성을 정하는 것이 중요합니다. 해외사례를 보면 대부분 Private 방식이 내부적으로 잘 정착된 곳일 수록 Public의 도입에 대한 이질감이 덜하다는 것만 봐도 어떤 것을 우선적으로 해야할지 기업의 환경을 보고 판단할 수 있습니다.

이제 공유 오피스를 도입했다면 어떻게 하면 제대로된 관리를 할 수 있을지 알아보겠습니다.

[공유오피스] 7. 회귀본능과의 전쟁

공유 오피스를 도입하는 기업에서 가장 우려하는 부분이 바로 회귀본능 입니다. 흔히 도입을 검토할 때 대부분 의사결정자들이 하는 말도 이런 회귀본능입니다. 즉 공유 오피스를 도입해 봤자 어차피 기존처럼 될 것이라는 말입니다.

사실 이 부분은 틀린 것은 아닙니다. 이미 실패한 경우 대부분이 이런 문제를 극복하지 못하고 결국 과거의 방식으로 돌아갔고 기존의 방식에 젖어 있는 리더들은 실패를 확실하게 생각하는 것 또한 이상한 일은 아닐 겁니다. 그래서 시도도 못해보고 공유오피스 도입을 철회하는 곳도 많은 것이 현실입니다.

이런 모든 근본적인 것이 바로 회귀본능인데 왜 이런일이 발생할까요

1. 기존의 방식고수
앞 블로그에서 언급을 했지만 공유 오피스에 대해서 구성원들이 적극적이지 않다는 점에 있습니다. 특히나 리더들은 더더욱 자신의 일하는 방식 자체를 바꾸는 것을 싫어합니다. 특히나 대기업 집단에서는 오랜동안 지속된 구조에서 변화 자체를 거부하는 움직임도 의외로 강합니다.

새로운 방식, 혁신 등을 시도할 때 의례적으로 반대로 작용하는 사람들로 인해서 대부분의 혁신은 성공보다는 실패하게 되는 원인이 되기도 합니다. 이런 근본적인 적대감은 공유 오피스를 함에 있어서 걸림돌로 작용합니다. 사실 공유 오피스를 시도하는 기업의 특징은 Top-leader의 의지로 시작되는 경우가 대부분이고 Bottom-up으로 시작하는 경우가 거의 없는 이유도 바로 이것이라 할 수 있습니다.

Top-Leader를 통해서 시작은 되었지만 기존의 조직과 성과체계로 인해서 쉽게 움직이려 하지 않고 기존의 방식속에서 최대한 버티기(?)에 들어갑니다. 결국 공유 오피스는 시작도 못해보고 반대에 직면하거나 실행을 하더라도 과거의 관행적 업무형태를 벗어나지 못하여 실질적인 공유 오피스 도입의 혜택을 누리지 못합니다

기존의 방식의 저항 즉 기존의 조직구조의 업무방식의 벽은 오랜동안 지속되어온 철옹성과 같습니다. 몇십년을 이어온 방식의 변화를 현재의 관리급 리더들은 왜 나에게 이런일이 일어나는가 하는 반문과 왜 꼭 해야 하는가 하는 질문을 하게 되고 흔히 말하는 도입해 봤자 별 효과 없다는 반대의견을 제시하기에 이릅니다.

이런 반대속에서 진행되는 공유 오피스의 결과는 분명 그들이 원하는대로 흘러가게 됩니다. 도입 이후에 업무효율성이 더 떨어졌다는 것이나 업무적 도움이 되지 못한다는 것 등등 공유 오피스를 도입하여 얻고자 하는 것과 정 반대의 결과들이 계속 도출되기에 이릅니다.

이런 상황을 예측하지 못한 경우 추진의 걸림돌로 작용하고 빠르면 6개월 이내 공유 오피스 정책을 철회하게 되는 것이 일반적이라 할 수 있습니다. 블로그에서도 언급했지만 공유오피스의 전환은 100미터 달리기가 아니듯 이런 기존의 방식과의 지속된 싸움은 계속 이어지게 됩니다.

2. 길들여진 업무방식
단순히 리더의 벽만이 존재하는 것은 아닙니다. 공유 오피스를 도입하면 구성원 입장에서 좋을 것이라 생각되지만 기존의 업무방식에 길들여진 사람일 수록 오히려 공유 오피스가 업무에 방해가 된다는 생각을 가지게 됩니다. 특히 지시형 업무 방식, Top-Down 형태의 조직일 수록 이런 영향은 더 커지게 되어 일을 함에 있어서 근본적인 우려를 하게 됩니다.

근본적 우려... 그것은 바로 지시에 의해서 일을 해왔던 기존의 업무 방식을 의미합니다. 이제까지 구두나 지시에 의해서 일해왔던 사람들이 어느순간 그들과 떨어져 일해야 한다는 것 자체가 두려움으로 다가올 수 있습니다. 또한 부장-차장-과장-대리-사원 순으로 이어지는 업무전달 방식 자체의 구조속에서 스스로 무언가를 해본적이 없는 구성원 입장에서는 공유 오피스로 인한 업무적 실행의 어려움을 감당해낼 자신이 없을 수 있습니다.

그만큼 관행으로 길들여온 업무형태는 정작 그들의 업무의 생산성과 업무적 자유로움을 제공해 줄 수 있는 강점을 가진 공유 오피스의 도입의 최대 수해자마져 거절하게 되는 원인으로 작용하게 됩니다. 그래서 그들은 리더와의 정 반대의 이유로 공유 오피스의 도입에 부정적이게 됩니다.

사실 이런 원인은 기존의 업무형태의 정보의 독점현상이 가져온 것입니다. 리더들은 그들이 가진 정보의 전부가 아닌 일부만을 팀원들과 공유하고 그 정보의 독점을 통해서 팀원들의 업무를 관리하고 통제하는 목적으로 활용하였습니다. 결국 리더와 떨어진다는 것은 정보로부터 떨어진다는 것을 의미하고 일의 진행에 있어서 정보의 단절로 인한 성과달성에 어려움을 겪게 됩니다.

이런 환경에서 공유 오피스의 도입이 구성원 입장에서 좋은 것이라고 판단하는 것 자체가 어려운 것이 현실입니다.

3. 성과보상체계
공유 오피스를 도입할 때 가장 중요한 부분이 바로 개개인의 성과관리 방식에 대한 부분입니다. 앞서 리더와 구성원들의 반대에 가장 밀접한 부분이 바로 이 성과관리 부분입니다. 기존의 조직구조 하에서 성과는 조직에 의존적으로 되어 있습니다. 그래서 성과자체도 조직우선으로 되어 있고 이에 따라서 개인의 성과보다는 조직의 성과가 우선이 됩니다.

리더와 떨어진다는 점은 바로 이런 성과와 멀어진다는 인식이 강한 조직에서는 더더욱 공유 오피스의 도입에 대한 반발이 강할 수 밖에 없습니다. 또한 지시에 의한 업무처리가 강한 조직일 수록 개인의 성과판단 기준이 불명확하기 때문에 이런 공유 오피스를 도입함에 있어서 개인적 불이익을 당할 수 있다는 우려를 가진 경우도 발생할 수 있습니다.

공유 오피스 체제하에서의 기존의 정성평가에 의존한 사람들의 반발은 상상을 초월합니다. 결국 성과에 대한 부분의 고려 없이 공유 오피스만을 도입하는 것은 반대만을 위한 반대의 사람들의 저항에 직면하게 되는 원인이 될 수 있습니다.

하지만 이런 성과체계는 오랜동안 지속되어온 구조이므로 그만큼 변화자체가 쉽지도 않고 변화를 하려고 해도 실제 반영하여 구성원들이 체감할 수 있도록 하는 것은 단기간에 해결되지 않는 문제입니다. 결국 성과관리의 변화가 지지부진해지면 다시 이전의 방식으로 돌아가려는 의지가 강해지게됩니다.

회귀본능의 핵심은 바로 이런 고착화되고 오랜동안 지속되어온 여러가지들이 복합적으로 작용하게 됩니다. 단순히 하나만의 해결을 통해서가 아니라 진정성을 가지고 장기간에 걸쳐서 변화하는 목적을 분명하게 유지하는 것이 필요합니다.

결국 공유 오피스의 성공은 이런 회귀본능과의 싸움을 통해서 초심을 잃지 않고 정착할 수 있느냐 하는 점이 중요합니다.

그렇다면 이런 공유 오피스의 도입은 두가지 기준을 가지게 되는데 어떤 것인지 다음 블로그를 통해서 알아보겠습니다.

[공유오피스] 6. 물리적 공간과 Digital Workplace

공유 오피스를 말하면 대부분이 물리적 공간 즉 인테리어에 초점을 맞추게 됩니다. 앞에서도 언급했지만 공간적 개념을 물리적으로 국한지어서 생각하다보면 사실 물리적 제한에 역설적으로 갇히게 되는 현상이 나타나게 됩니다.

기존의 모여서 하던 방식에서 흩어져서 일하는 방식으로 전환된다면 그에 상응하는 업무환경이 조성되어야 하는데 이런 부분들이 간과되다보니 공간적 변화만 있을 뿐 실질적인 업무적 변화에 이르지 못하는 문제를 안게 됩니다.

그래서 이런 공유 오피스를 위해서 반드시 필요한 것 두가지에 대해서 알아보겠습니다.

1. 물리적 공간
공유 오피스를 말하면 당연 물리적 공간이 언급됩니다. 물리적 공간은 기존의 사무환경의 틀을 바꾸는 작업으로 조직단위 업무공간을 업무단위 공간으로 재편하는 방식입니다. 업무 단위라 함은 업무방식과 연결되는데 개인의 업무에 따라서 독립적이거나 협업을 하거나 아니면 생산성을 위한 자신만의 공간을 찾는 등의 업무에 최적화된 공간적 특성을 고려하여 설계하게 됩니다.

앞 블로그에서 언급했듯이 EX와 동선에 대한 고려가 되어서 공간 내에서 업무를 하기에 최적의 환경을 조성하는 것이 물리적 공간의 핵심이라 할 수 있습니다. 이런 물리공간은 인테리어에 국한될 수 있지만 IT와 접목되어 다양한 기능들을 추가할 수 있습니다.

예를 들어 회의공간의 IT접목을 통해서 회의결과를 자동으로 녹음하고 공유한다거나, 회의입실체크를 통해서 회의자들의 위치를 파악한다거나 IoT를 통해서 좌석 상황, 이용현황 등을 실시간 파악한다거나 하는 것처럼 물리적 공간을 보다 한층 업그레이드 할 수 있게 됩니다.

또한 OA 환경도 제공되어 각 업무 공간의 특성에 맞는 OA환경을 도입하여 가장 빠르고 편하게 업무를 할 수 있도록 OA의 적용도 다양하게 접근되어야 합니다. 이런 것들이 실제 물리적인 공간 내에서 발생함으로 물리적 공간으로 규정할 수 있습니다.

2. Digital Workplace
사실 간과되기도 하는 부분 중 하나가 바로 Digital Workplace입니다. Digital Workplace는 공유 오피스를 통해 업무의 변화를 가져다 줄 도구를 온라인 상으로 제공하는 것을 의미합니다. 예를 Comm.툴을 제공한다거나 영상회의를 제공한다거나 공유오피스로 인해서 불편한 부분들을 사이버 상에서 제공하여 어디에 있든지 일하는 것에 차이가 없도록 하는 것이 핵심이라 할 수 있습니다.

좌석의 관리, 회의실 사용 더 나아가 BMS의 접목을 통해서 하나의 디지털 공간을 제공하여 원격지 어디서나 업무수행의 문제가 없고 연속성이 보장될 수 있는 사이버상의 업무공간을 제공하게 됩니다. Digital Workplace가 중요하게 되는 것은 기존의 물리적 공유 오피스의 영역을 확대할 수 있다는 점입니다.

공유 오피스를 한다는 것은 역설적이게도 굳이 회사에 나오지 않아도 된다는 것을 의미하는 것과 같습니다. 즉 개인의 업무를 가장 잘 할 수 있는 곳이라면 그곳이 굳이 회사가 아니여도 된다는 개념인 것입니다. 공유 오피스를 도입하면서 재택 등 원격 업무를 배제하게 되면 사실 공유 오피스는 반쪽자리에 머무르게 됩니다.

이렇듯 Digital Workplace를 제공한다는 것은 물리적 한계를 극복하고 어디서나 자유롭게 업무를 수행할 수 있는 공간을 제공하여 공유 오피스의 보다 넓은 확장개념을 제공할 수 있게 됩니다. 또한 이를 통해 협업의 활성화를 이끌 수 있게 되어 다른 물리적 공간에 떨어져 있어도 사이버 공간에서 정보를 공유하고 개개인의 업무를 수행할 수 있게 됩니다.

단순히 공유 오피스를 물리적 공간에 국한되어 진행되는 경우 공간적 제약에 빠져서 실질적인 효과를 보지 못하는 이유도 Digital Workplace의 고려가 배제되었기 때문입니다. 이런 공간의 제공은 기업 내 공유 오피스의 영역을 벗어날 수 있도록 하여 다양한 방식의 업무형태를 만들어 낼 수 있고 기업의 특성을 고려한 업무방식도 생성할 수 있게 됩니다.

하지만 이런 것들에서도 정말 중요하게 공유 오피스의 근본적인 위기를 가져올 수 있는 그것에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

[공유오피스] 5. 조직문화와 공유 오피스

사실 공유 오피스를 한다는 것은 가장 큰 걸림돌인 조직문화를 변화한다는 것입니다. 특히 기업에서 도입할 때는 기존의 관행, 조직구조 등으로 인해서 초기 도입부터 반발을 불러오게 됩니다. 특히 팀단위 조직구조를 가진 기업의 경우는 더더욱 이런 반발이 심하고 더 문제는 실무자보다 해당 의사결정을 책임지는 중간 직책자들의 반발이 심하다는 것을 알게 됩니다.

공유 오피스는 기본적으로 물리적 공간을 공유한다는 개념은 반대로 개인의 소유의 공간은 사라진다는 것을 의미합니다. 즉 공간에 귀속된 현재의 직장인들은 이런 자신의 공간의 상실을 마치 회사의 잡시큐리티를 침해하는 것으로 이해할 수 있다는 점입니다.

이런 상황에서 공유 오피스는 어떻게 도입이 되어야 할까요.

1. 소유가 아닌 공유의 개념으로
공유 오피스를 도입하기 위해서는 기존의 소유의 개념을 공유 개념으로 인식시키는 것이 중요합니다. 일부 기업에서는 공유 오피스는 기존 좌석의 또 다른 좌석개념으로 이중화 개념을 도입하는 경우가 많습니다. 이유는 기존 좌석에 대한 반발을 우려하는 부분도 있고 막상 전면도입에 대한 부담감도 있기 때문입니다.

그래서 기존좌석은 그대로 둔 상황에서 별도의 공간을 공유 좌석으로 만들어서 사용하는 것을 독려합니다. 하지만 기존 좌석이 있는 한 굳이 공유 좌석을 사용할 이유도 없거니와 뒤에서 언급할 조직문화에 대한 문제로 해당 공간은 죽은 공간으로 전락하게 됩니다.

공유 오피스를 하기 위해서는 기본적으로 자신들이 소유하고 있었던 공간에 대한 정의를 바꾸어야 합니다. 좌석, 의자, 캐비넷 등이 개인에게 할당되는 공간은 이른바 회사 내 개인의 영역과 같은 것으로 그 영역을 빼앗을 때에는 그에 상응하는 대안이 제시되어야 합니다.

그래서 회사에서 일하는 것이 핵심이고 좌석은 부수적인 부분임을 강조하는 것이 중요합니다. 자리가 있어서 회사에 나오는 것이 아니라 일이 있어서 회사에 나오는 것으로 인식을 전환하고 그들의 일하는 공간에서는 일의 생산성을 높일 수 있다는 점을 강조하는 것이 중요합니다.

이런 소유의 개념을 공유의 개념으로 전환한 다음 가장 중요한 것이 남아 있습니다.

2. 팀단위 조직의 관리방식 전환
흔히들 팀단위 조직의 관리는 일정공간에 모여서 팀원들이 일하는 방식으로 되어 있습니다. 그래서 팀 단위 원끼리 모여서 일하는 구조가 오랜동안 지속되었고 그로 인해서 마치 그들과 떨어지는 것은 일 자체가 불가할 것 같은 두려움도 생기게 됩니다.

사실 이런 조직변화에 가장 큰 반발을 하는 것은 다름아니라 팀장과 중간리더입니다. 우리의 팀단위 조직구조는 대부분 팀장 - 중간리더 - 팀원의 형태로 되어 있고 대부분 팀장과 중간리더는 관리영역에 속해 있어서 대부분 지시에 익숙한 구조로 되어 있습니다. 그래서 항상 근처에 있어야 하고 그들을 구두로 지시하는 것에 익숙한 상황에서 공유 오피스를 통해 이런 조직구조 자체가 변화되는 것은 그들에게 있어서 일에 대한 근본적인 두려움으로 다가올 수 있게 됩니다.

결국 그들은 적극적으로 공유 오피스에 대한 불가론 또는 도입에 따른 문제점을 언급하며 반대하기에 이릅니다. 사실 그들이 두려워 하는 것은 자신들의 존재가 사라질 수 있다는 위기감이기 때문에 그런 부분을 적극적으로 변화관리를 통해서 일하는 방법의 변화를 이끌 수 있도록 해야 합니다.

모여서 일하는 것이 아닌 일에 대한 공유를 하고 각자 원하는 장소에서 자신의 업무스타일에 맞는 업무방식으로 일의 생산성을 극대화 하는 것이 팀에 있어서도 좋다는 점과 그것을 잘 이끌 수 있는 리더로 성장시킬 수 있도록 지속적인 지원을 해 나가야 합니다. 이것을 통해서 기존의 팀단위 형태의 업무 방식을 변화시킬 수 있게 됩니다.

3. 조직문화의 변화
Top-Down 방식의 일처리 문화는 구조적으로 위에서 언급하는 일들 중심으로 이루어지게 됩니다. 결국 성과도 해당 조직기준으로 세워지게 되고 그 계획된 성과를 얼마나 잘하느냐가 업무의 핵심이 됩니다. 사실 2차산업시대에서의 방식 즉 대량생산의 방식에 맞을지 모르지만 3차에서 4차로 넘어오면서 다양한 기술과 시장의 급변함을 Top 혼자서 모든 것을 파악하기 어렵게 되었습니다.

공유 오피스는 이런 조직문화 즉 조직중심의 성과문화로 인한 사일로현상으로 회사내 정보공유가 단절되고 그로 인하여 새로운 기회를 놓치는 것 자체를 구조적으로 해결하는 수단으로 작용하게 됩니다. 그래서 조직단위 모여서 일하는 방식이 아니라 조직들이 섞이고 그들이 자유롭게 정보를 공유할 수 있게 됩니다.

조직문화의 변화의 시작은 바로 리더의 변화입니다. 앞서 팀단위 조직에서도 언급했지만 실질적인 변화를 이끌기 위해서는 바로 리더의 일하는 방식 자체의 근본적 변화가 이루어져야 합니다. 구두로 하는 업무지시, 잦은 회의, 반복적인 보고 등을 최소화 할 수 있는 것이 무엇인지 고민해야 하고 모이지 않아도 일할 수 있는 방법을 찾아서 그것들을 적극활용하고 정보의 공유도 그것을 통해서 할 수 있도록 해야 합니다.

리더가 변하지 않고 기존의 방식대로 일을 처리하다보면 공유 오피스 도입은 했지만 다시금 이전과 비슷하게 주변에 자신의 팀원들을 모아 놓고 일을 하는 방식을 버리지 못하게 되어 실제 공유오피스 도입효과를 반감시키는 문제로 작용하게 됩니다.

조직문화의 변화는 어떻게 하면 이끌 수 있을까.. 공간의 새로운 구분은 어떻게 할까.. 다음에서 알아보도록 하겠습니다.

[공유오피스] 4. 100미터 달리기 VS 마라톤


공유 오피스를 도입했다면 이제 어떻게 공유 오피스를 바라보아야 할까...

공유 오피스는 도입하면 끝... 이라는 생각이 강한 것이 현재의 상황입니다. 인테리어 기반이다보니 특별하게 도입한 뒤에 더 할게 없다는 생각을 하게 됩니다. 그러다 보면 어느 순간 공유 오피스는 이전의 모습과 다를 바 없는 공간으로 전락하게 되고 점점 퇴보하게 됩니다.

이유는 뭘까... 사실 공유 오피스는 어린아이와 같이 어쩌면 AI를 학습시키는 것과 같이 장기플랜으로 접근하는 것이 지속적인 회사가 원하는 목적에 부합되는 사무공간으로 활용할 수 있게 됩니다. 초기의 공유 오피스는 어쩌면 협소하고 어려운 환경속에서 얻은 EX 기반으로 만들어 졌기 때문에 대다수의 구성원들의 Voice가 반영되지 못하는 것이 현실입니다. 하지만 막상 사용하다보면 다양한 Needs가 나오게 되고 이런 Needs에 부합하지 않으면 결과적으로 공간의 변화를 통한 일하는 문화의 변화를 이끌어 낼 수 없게 됩니다.

그래서 가끔 공유 오피스를 도입하는 것을 100미터 달리기처럼 단기간에 구축하고 끝내려는 경향이 많은 것을 보아오는데 이런 경우 대부분 얼마 못가서 확장성과 변화에 대응하지 못해서 실패하게 됩니다.

왜 100미터 달리기가 아니고 마라톤일까!!!

1. 사람들의 일은 계속 변한다
사람들의 일하는 방식은 계속 변하게 됩니다. 이유는 하는 일이 변하기 때문입니다. 이런 경우 회의의 방식도 달라지고 대화의 상대자도 회사내에서 회사 외적인 부분으로 확대되기도 합니다. 이렇게 다양하게 변화하는 상황에서 공유 오피스의 설계자체가 변화를 포함하지 못한 경우 일의 편의성이나 효율성은 다시 낮아질 수 있게 됩니다.

단적으로 구성원들이 사용하는 OA의 변화만 보더라도 중형 노트북에서 휴대가 중요한 울트라 노트북으로 변화되었다가 이제는 강력한 기능이 제공되는 테블릭과 같은 것으로 점점 발전하게 됩니다. 또한 일하는 공간도 이에 따라서 모니터의 제공여부, 유/무선 인터넷의 확대, 사용하는 Device의 다양화 등이 업무적 특성에 따라서 계속 변화하게 됩니다.

이런 것들이 고려되지 않은 공유 오피스는 근본적으로 활용성에서 낮아질 수 밖에 없고 경쟁력도 떨어지게 됩니다. 또한 조직의 구조도 달라지고 협업의 규모도 달라지면 기존의 회의공간도 고정형이 아닌 언제든 변화가 가능한 가변형 회의실도 점점 증가하게 됩니다.

이렇듯 변화에 대응하지 못하는 공유 오피스는 결과적으로 대규모 비용을 들여서 또 인테리어를 하거나 아니면 몸에 맞지 않는 옷처럼 기존것을 그대로 사용하게 되어 실질적인 회사의 이익에 부합하지 못하게 됩니다.

2. 시장환경의 빠른 변화
예전과는 다르게 시장의 환경은 빠르게 변화하고 있습니다. 그에 따라서 기술도 더욱더 빠르게 변화하고 있습니다. 그래서 공유 오피스도 이런 변화가 수용가능한 구조의 고려가 되어 있어야 합니다. 예를 들어 공간의 설계를 기존의 CAD로 했다면 점점 Digital Twin으로 전환한다거나 길안내 표지판을 대신하는 AR 길안내 기능 등 다양한 시장의 변화에 대응하기 위한 적용이 가능하도록 대체되어야 합니다.

이를 위해서는 구성원들의 일하는 현황과 기술의 변화발달을 고려하여 서비스의 변화도 이끌어 내야 합니다. 또한 외부적 환경 변화에 대응가능한 외부인력들과의 공존이 가능한 공간구성을 위해서 초기부터 인프라에 대한 투자가 선행되어야 이러한 변화에 발빠르게 대응가능한 사무공간으로 전환이 가능할 수 있게 됩니다.

왜 이런 것이 중요할까!!! 공유 오피스는 기본적으로 물리적 인프라에 영향을 받기 때문에 초기 설계시에 이런 변화가 가능한 구조를 고려하지 않는 경우 시장변화에 대응할 수 없게 됩니다. 이를 테면 전원과 네트워크를 유선으로만 구성하는 경우, 테이블을 고정형으로 만들어 버리는 것등이 향후 변화에 대응할 수 없게 되는 주요 원인으로 작용하게 됩니다.

3. 인테리어가 아닌 IT
가장 중요한 사항으로 공유 오피스는 인테리어는 일부에 지나지 않고 가장 핵심은 IT에 있다고 할 수 있습니다. 앞서도 언급했지만 업무환경을 좌우하는 것은 바로 지원되는 IT에 밀접한 연관을 갖게 됩니다. 기본적으로 공유 오피스에 제공되는 OA에 대한 정의 업무환경에 OA를 어떻게 설계하는지와 다양한 Device에 대응할 수 있는 환경구성 등도 물리적 IT의 영역이라 할 수 있습니다.

또한 외부로의 공유오피스 확대를 위해서는 사용자 인증, 좌석예약, 회의실 예약, 출입통제 등이 사전에 설계가 되어 있어서 외부 인력들이 공유 오피스 공간 내에서 같이 일할 수 있는 환경제공을 할 수 있게 됩니다.

초기에 적용되는 IT 이외에 지속적으로 업무적 편의와 생산성 증대를 위한 IT적 요소는 계속 증가하게 되고 그에 따른 서비스를 제공함에 따라서 화상회의, 전자칠판, 사무환경 IoT, 사무실 증강현실, Digital Twin, BMS(building management system)으로 확대되게 됩니다.

특히 최근처럼 주 52시간에 대한 이슈가 큰 상황에서 공유 오피스내 IT 강화는 필수적이게 됩니다. 즉 관리하는 관리기준, 정책등도 지속적으로 변화하는 것에 맞게 대응할 수 있는 것 또한 IT를 통해서 가능하여 도입 이후에도 끊임없는 개선이 필요한 것입니다.

이렇듯 공유 오피스 도입 이후에도 지속적으로 관리되고 상황에 맞게 변화할 수 있도록 하는 IT환경 구축은 공유오피스 도입 시 가장 중요한 요소이기도 하고 이후 언급되는 블로그에서도 중요하게 다루어질 예정입니다.

이제 이런 공유 오피스를 도입한 뒤에 과연 무엇이 가장 위협적일지... 그 부분에 대해서 알아보겠습니다.