[공유오피스] 3. 업무생산성 VS 협업


그렇다면 공유 오피스가 왜 중요할까...

흔히들 말하는 공유 오피스 개념에서 가장 핵심적 정의로 나오는 단어는 바로 '협업'입니다. 협업을 위해서 다양한 사람들과 자유롭게 오피스내에서 대화가 가능하도록 하는데 있는 것이 가장 흔히 알려진 부분입니다. 사실 일반 전문기업 예를 들어 WeWork과 같은 경우 협업이 최대의 강점이 될 수 있겠지만 일반 기업에서 이런 협업이 과연 강점으로 작용할 수 있을지 의문이 드는 것은 사실 입니다.

기업은 기본적으로 이윤을 추구하는 집단입니다. 그래서 협업도 중요하지만 업무생산성을 더 높게 보기도 합니다. 이를 테면 적은 돈으로 많은 일을 할 수 있다는 점이 기업입장에서는 매력적일 수 있습니다. 그런데 이런 기업들이 갑자기 공유 오피스를 말하며 '협업'을 말하는 것은 어쩌면 모순이 아닐까 합니다. 이유는 기존의 생산성을 포기하지 못하면서 협업을 하자고 하니 그 공유 오피스의 정체성 확립은 어렵기 때문입니다.

그렇다면 기업에서 공유 오피스를 할때 어떻게 해야 할까

1. 협업을 강조하는 경우
많은 기업들이 협업을 강조하고 있습니다. 특히나 4차산업혁명의 소용돌이속에서 살아남기 위해서 더더욱 필요하다고 말하곤 합니다. 그래서 협업을 해야한다고 말은 하지만 사실 'How'를 말하는 기업은 그리 많지 않은 것인 현실입니다. 왜냐하면 협업에 대한 기업 내 정의가 명확하지 않기 때문입니다. 예를 들어 그냥 모아 놓으면 협업이 된다고 생각하는 것과 같은 이치입니다.

그러다보니 공유 오피스도 이런 협업존이라는 것으로 만들면서 그냥 모아 놓으면 된다는 식으로의 공간구성을 하게 됩니다. 과연 협업이 모아 놓으면 다 되는 것일까?? 그리고 지금의 조직구조에서 협업을 강조한다고 과연 협업이 될까? 기업의 성과는 조직별 성과에 기인하는데... 누구 좋으라고 협업을 할까??

이런 문제들로 인해서 사실 기업내에서 공유오피스를 통한 협업은 상당한 어려움에 부딛친 것이 현실입니다. 공간은 있는데 막상 그 공간의 효과난 나타나지 않고 더욱이 협업이 무엇인가에 대한 근본적인 질문조차 대답하지 못하는 것이 현실입니다.

이유는 무엇일까!! 바로 협업을 기업내 조직내에서 찾았기 때문입니다. 4차산업혁명시대의 협업은 단순히 기업내에 국한되는 것이 아닌 다양한 집단, 기업, 이해관계자들과의 업무적 교류를 의미합니다. 협업의 핵심은 비슷한 업이나 문화속에 놓여 있는 사람들이 아닌 상이한 업과 문화속에 놓여 있는 사람들간의 다양한 생각들을 서로 공유하면서 그 안에서 시너지를 낼 수 있을 때 협업이라 정의할 수 있습니다.

그래서 사실 협업을 강조하는 공유 오피스를 만들기 위해서는 대외적으로 오픈을 하거나 탈 조직적인 성과체계가 존재하는 기업 내에서 가능한 사항이며 일반적 조직구조와 성과체계안에서는 사실 어려운 부분이라 할 수 있습니다.

2. 생산성을 강조하는 경우
사실 기업 내 공유 오피스를 할 경우 우선적으로 협업보다는 업무생산성에 초점을 맞추는 것이 개인적으로 성공확률을 높일 수 있다고 생각됩니다. 뒤에서 언급하겠지만 사실 기업문화, 조직문화 자체가 변화되지 않는 상황에서 공유 오피스를 한다는 것은 기존의 업무보다 더 비효율적으로 운영될 수도 있고 오히려 구성원들의 반발만을 불러일으킬 수 있습니다.

문화적 문제가 해결되지 않은 상황에서 협업만을 강조하는 것은 어쩌면 벼랑끝에 몰아넣고 밀어붙이는 것과 같을 수 있습니다. 그래서 우선 구성원들의 만족도를 높이기 위해서 개개인의 업무생산성에 초점을 맞추어서 앞에서 언급한 EX를 최대한 분석하여 도입하는 방법이 중요합니다.

이를 통해서 기존의 조직문화의 틀을 일부분 해소하고 구성원들의 자율적 업무방식의 전환을 도모할 수 있게 됩니다. 공유 오피스 도입이후 가장 크게 달라진 것 중 하나가 바로 '눈치보기'가 사라졌다는 점을 볼 때 구성원들의 만족을 득하고 구성원들의 업무생산성을 회사가 나서서가 아니라 자연스럽게 구성원 스스로 높여나갈 수 있는 분위기를 조성할 수 있게 됩니다.

하지만 여기서도 중요한 부분은 대부분의 조직이 그렇듯이 팀장-중간관리자-팀원의 구조로 되어 있고 특정 공간에 같이 모여서 일하는 문화가 정착된 상황에서 공유 오피스 도입에 따른 자율좌석을 실시하게 되면 이런 일하는 방식의 변화를 이끌지 못하는 팀장 또는 리더가 존재하는 곳은 과거의 방식으로 운영하기 위한 반  공유오피스적 행동이 발생하게 됩니다. 즉 공유 오피스를 도입했지만 과거와 다를 바 없게 만들어 버리는 것이 가장 큰 예라고 할 수 있습니다.

그래서 생산성을 높이는 쪽으로 목표를 세웠다면 기존의 지시형 구조의 업무구조를 근본적으로 개선을 해야 하며 이를 위해서 구성원 즉 팀원급이 아닌 리더급의 인식전환과 업무방식의 변화를 고민하게하고 그들이 먼저 솔선수범하여 변화된 환경에 맞는 일하는 방식을 찾도록 유도해야 합니다.

생산성 중심으로 할 경우 인테리어 비용보다는 구조나 공간의 영역구분 및 공간별 관리방법 등이 고도화 되는 것이 중요하므로 초기투자비용은 낮지만 고도의 관리기법이 들어간다는 점에서 협업중심의 공유오피스와 차이가 있다고 할 수 있습니다.

다음으로 이런 공유 오피스를 도입함에 있어서 어떤 자세로 접근해야 하는지 알아보도록 하겠습니다.

[공유오피스] 2. 공간이 아닌 동선을 고민하라


공유 오피스는 표면적으로 보면 공간이 핵심으로 보여집니다. 커뮤니케이션 공간, 업무공간, 회의공간 등... 이렇게 공간 단위로 관리하는 개념은 기존 오피스에도 존재하기 때문에 큰 차이가 없습니다. 이런 이유로 대부분 공유 오피스 도입을 인테리어 업체와 같이 협의하는 경우가 많고 그러다보면 앞서 언급한 EX와 무관한 정말 인테리어스런 오피스가 도입됩니다.

멋진가구, 디자인 이런 것들에 현혹되어 Top-Leader에게 잘보이려는 심리(?)가 작용하여 디자인적으로는 해외 사례들을 배끼면서 비싼 가구들을 도입하지만 정작 그 공간들은 생각했던 효과는 일어나지 않는 일들이 발생하기도 합니다.

이유는 무엇일까요??

1. 공간과 동선의 구분이 없다
대부분 공유 오피스의 실패 사례중 하나가 바로 동선의 구분이 없다는 점 입니다. 동선이란 무엇인가? 바로 구성원들이 움직이는 흐름을 의미합니다. 어떻게 구성원이 움직이고 그 움직임에 따라서 어떤 사람간의 유대가 발생하게 되고 그로 인해서 우리가 얻으려고 하는 것은 어떻게 유도할 수 있는지.... 이런 동선의 고려가 대부분 없게 됩니다.

공간과 동선의 차이는 바로 여기서 생기게 됩니다. 즉 공간의 배치는 동선의 배치를 기반으로 되어야 합니다. 이유는 업무공간과 Comm.공간이 뒤석이게 되면 사실 시너지가 나기보다는 두 공간 자체의 고유한 특성 자체가 사라지게 됩니다. 예를 들어 일하는 사람들은 Comm.공간의 사람들의 대화소리에 집중하지 못하게 되고 반대로 Comm.공간의 사람들은 업무하는 사람들의 눈치로 맘놓고 대화를 할 수 없게 됩니다. 결국 의도했던 것과 상관없이 공간의 존재는 오히려 불필요한 낭비처럼 보이게 됩니다.

이처럼 동선의 차이가 큰 이유는 사람들의 인식속에 이곳은 '어떤 곳'이란 무언의 인식이 필요하기 때문입니다. 즉 업무공간의 동선에 접어들 경우 사람들은 자연스럽게 목소리나 발소리를 조심하게 되는 것과 같은 이치입니다.

2. 동선에 대한 목적이 없다
사실 공유 오피스를 설계할때 제일 먼저 하는 것이 사람들의 움직임이 어떻게 하는 것이 가장 효율적일지를 고려하는 것입니다. 하지만 그 동선에도 목적이 분명히 있어야 하는 것이 단순히 공간을 찾아가기 위한 것이 아니라 그 동선을 통해서 얻고자 하는 '무엇'인가가 존재해야 합니다.

그 동선은 회사에 따라서 다르게 나타납니다. 협업을 중시하는 경우 다양한 분야의 사람들이 서로 오고갈 수 있도록 한다거나, 유사업무관련자들이 모일 수 있도록 하여 해당 업무의 스킬을 높인다거나, 극단적으로 업무집중도를 높이기 위해서 사람들과의 대면을 최소화 한다거나 하는 것들이 그 예입니다.

하지만 대부분은 동선에 대해서 사람의 이동거리나 찾기 편한 것 중심으로 설계가 되기 쉽습니다. 그저 빠르고 편리하게 하기 위한 방법만 생각하다보면 실제 동선을 통한 업무혁신의 성과를 놓칠 수 있습니다. 예를 들어 한 기업은 외부와의 출입과 공간으로 이동하기 위한 곳을 하나의 동선으로 통합한 곳이 있습니다. 그렇게 통합한 이유는 바로 출근시점부터 많은 사람들과 부딛침을 유도하여 사람간의 Comm.을 유연하게 이끌고 대인관계도 한층 부드럽게 할 수 있다고 합니다.

사실 공유 오피스를 도입하고 정착을 하게되면 전혀 모르는 부서의 사람들과 얼굴을 익히게 되고 어떤 회의에 그 사람을 만날경우 아무 대면이 없던것과 상대적으로 회의의 분위기나 집중도가 좋아지는 것을 알 수 있습니다. 이른바 관찰자 효과로 사람들은 누군가 나를 주시하고 있다는 생각을 하게 되어 동선간 이동시부터 업무에 대한 집중도도 이에 따라서 높아지게 됩니다.

3. 동선의 핵심은 Eye-touch
Eye Contact보다 조금 더 적극적인 방식으로 Eye-touch라고 부릅니다. 이른바 물리적 접촉은 하지 않지만 눈으로 그런 접촉에 버금가는 동선을 설계하는 것입니다. 동선을 설계할 때 일단 해당 목적이 우선 확보되어야 합니다. 공간의 특성을 어떻게 가져갈 것이고 어떤 특성의 공간이 어떻게 분포될 것인지 사전에 파악하고 그런 공간의 배치를 위해서 동선을 그려나가게 됩니다.

동선은 기본적으로 사람이 마주볼 수 있도록 하는 것이 효과적입니다. 특히나 Comm.공간과 업무공간의 접점에서는 특히나 그런 Eye-touch가 중요하게 작용합니다. 이를 테면 어제 같이 회의했던 사람이 Eye-touch없이 지나갈 경우와 Eye-touch를 하며 지나갈 경우의 업무적 상황은 다르게 변하게 됩니다. Eye-touch없이 지날때와 다르게 Eye-touch를 한 경우 어제의 회의에 대해서 간략하게 동선에서 대화가 가능하기 때문입니다.

이런 동선내 Comm.의 활성화는 불필요한 회의 등을 최소화 시킬 수 있는 장점과 업무중 필요한 정보를 보다 빠르게 획득할 수 있는 기회가 되기도 합니다. 또한 동료가 있는 경우 동료를 통해서 다른 사람들과의 대화도 가능하게 되어 회사 내 구성원간의 친밀감을 높일 수 있게 됩니다.

그래서 동선에 Eye-touch를 넣기 위해서 일부러 이동 공간을 복잡하거나 휘어지게 한다거나 하는 방식으로 동선을 늘려서 Eye-touch의 수를 증대하는 방법을 사용하기도 합니다. 이를 통해서 더 많은 사람들이 동선을 통한 다양한 대화를 늘려나갈 수 있기 때문입니다.

공유 오피스는 혼자만의 공간으로 하는 목적보다는 이런 상호작용이 빈번하게 발생할 수 있도록 하는 것이 가장 큰 핵심이기 때문에 이런 동선의 설계가 중요하다고 할 수 있습니다.

다음으로는 공유 오피스를 하면 과연 어떤 것을 얻을 수 있는지에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

1. EX(Employee eXperience)에 집중하라

공유 오피스를 할 때 가장 간과하는 부분이 바로 EX입니다. 흔히들 구성원에 대한 고려를 한다고 하지만 막상 공유 오피스를 도입하게 되면  그 의사결정은 구성원이 아닌 직책자들이 하게 됩니다. 그런 경우 대부분 구성원이 정말 원하는 것 보다 동떨어진 기술이나 인테리어에 매몰되어 실질적인 업무의 시너지를 낼 수 있는 공유 오피스 도입은 요원하게 됩니다.

그렇다면  EX란 무엇인가...
흔히 우리들은 UX(User eXperience)강조합니다. 즉 사용자 경험에 기반한 서비스를 제공할 때 보다 친근감도 있으면서 사용자들의 거부반응도 최소화 할 수 있습니다. 그래서 IT의 접근성을 대변할 때 항상 UI & UX를 언급하기도 하죠. 이렇듯 사용자에 대한 고려는 이렇게 많은 고민과 연구가 되어 있지만 실질적인 EX에 대해서는 기업들은 많은 고민이 되어 있지 않습니다.

이유는 사용자의 관점은 매출과 연관되고 구성원 관점은 원가와 연관되기 때문에 대부분의 기업들은 매출에 집중하여 사용자인 UX에 몰두하지만 구성원은 단순한 비용을 소모하는 존재로 인식된 것이 현재의 원인이라 할 수 있습니다. 하지만 이미 해외에서는 UX와 동일하게  EX의 중요성도 부각되고 있는 상황에서 공유 오피스를 도입하는 해외기업의 성과가 더 좋은 이유라 할 수 있습니다.

1. EX(Employee eXperience)의 간과
국내의 공유 오피스의 실패들의 원인을 분석하면 대부분이 Top-Down의 방식으로 출발했다는 점입니다. 즉 Top-leader의 의지에 기대어 진행되다보니 Top-leader의 시각에 초점을 맞추어 진행되게 됩니다. 그래서 실제 구성원 입장에서 중요한 부분은 정작 Top-leader 시선에서는 중요하지 않게 되어 실제 완료된 공유 오피스가 구성원들에게 외면 받게 됩니다.

그 원인은 Top-leader에게 EX에 대한 자세한 언급을 하지 않은 것이 가장 큰 원인이라 할 수 있습니다. Top-leader는 트랜드를 비추어볼때 공유 오피스의 가능성과 기업의 변화를 위한 필수요소로 생각을 하고 추진을 지시하지만 중간의 리딩 그룹이 이러한 Top-leader의 시선만에 얽매이다보면 정작 구성원들의 Voice는 놓치게 되는 경향이 있습니다.

Top-leader에 종속적인 기업 특히 대기업의 경우는 이런 현상이 더 두드러지게 나타나고 이에 따라서 정말 업무환경의 혁신과 동떨어진 인테리어만의 혁신만이 존재하게 되고 막상 막대한 비용을 들여서 완성한 공유 오피스는 단기간 구성원들의 기피로 인해서 실패하게 됩니다.

2. EX(Employee eXperience)의 고민
사실 구성원들의 경험이란 말이 익숙하지 않은 것이 사실이다. 이제까지 구성원 즉 이른바 Worker라 불린 일만하는 사람들의 일하는 공간과 환경에 대해서는 국내의 기업들이 크게 관심을 가지지 않은 것이 현실입니다. 이에 따라서 갑자기 EX를 찾으라고 하면 그들은 뒷통수를 맞은 것처럼 멍하게 됩니다

EX를 찾으려고 보면 업무별로 정말 다양한 방식과 문화가 존재하는 것을 알게 됩니다. 그러다보면 "정말 공유 오피스를 하면 좋아질까?" 의문이 생기는 시점이 다가옵니다. 이유는 대다수의 구성원들은 자신의 책상과 자신이 일하는 공간이 변화되는 것을 반기지 않기 때문입니다. 그러다보니 정작 Voice 청취를 하다가 공유 오피스 도입을 철회하는 일도 생기기도 합니다.

공유 오피스를 한다는 것은 생소한 개념일 뿐더러 국내의 기업문화 이른바 트리구조의 조직문화 속에서는 분명 도입 자체가 혁신이라고 할 수 있습니다. 그만큼 관행적이고 고착화된 조직구조 자체를 변화하지 못한다면 그만큼 변화하기 힘들 수 있습니다.

하지만 이럼에도 불구하고 EX를 찾는 것은 반드시 필요한 과정입니다. 어렵지만 막상 하나하나 정리하다보면 회사의 불필요한 절차, 반복적 행태 등이 보이게 되고 불필요한 회의문화, 보고문화도 보이게 됩니다. 사실 공유 오피스를 잘 설명하면 반대하는 구성원은 리더급 이 아닌 경우 대부분 반기는 분위기 입니다. 이유는 자신의 일을 눈치보지 않고 할 수 있다는 점 때문입니다. 이런 EX를 도출하면 결국 그 안에서 공유 오피스가 나아갈 방향을 찾을 수 있게 됩니다.

3. EX(Employee eXperience)의 적용
하지만 이렇게 도출되는 EX를 실제 적용하는 것은 한계가 있습니다. 이유는 구성원들의 Needs가 구성원들의 수만큼 비슷하다는 점입니다. 그들이 원하는 것을 다 들어주자면 정말 공간 자체가 아니라 개개인의 별도의 사무실을 만들어 주는 것이 가장 빠를지도 모르니까요.

그래서 도출된 EX를 가지고 몇가지 분류로 모으는 작업을 진행합니다. 재미난 점은 이런 작업을 하면 트리구조의 조직문화에서 흔히 나타나는 것 중 하나가 高년차보다 低년차에게서 보다 적극적인 의지를 가지고 있다는 점과 조직을 벗어나서 자기만의 공간에서 일하고 싶은 Needs가 강하다는 점입니다. 아마도 중간리더들이 주로 관리자들로 이루어지다보니 그들의 업무를 시시콜콜 챙기는 것에 대한 부분이 가장 큰 이유가 아닐까 합니다.

EX를 적용할 때는 반드시 년차와 업무를 구분하고 목적을 분명하게 정해야 합니다.
 - 년차 : 자유로운 업무환경을 위해서는 기존의 조직구조 내 년차구조의 틀을 깰것
 - 업무 : 업무별로 방식이 차이가 있으므로 방식의 종류를 분류하기 위해 필요
 - 목적 : 공유 오피스의 도입의 목적을 분명하게 할것

공유 오피스를 말하면 흔히들 협업을 말하지만 기업에서 도입할 때는 사실 협업보다는 업무생산성에 초점이 맞추어져야 보다 더 도입의 성공을 높일 수 있습니다. 즉 어떻게 하면 년차/업무에 따른 각기 자신이 맞은 업무에 적합한 공간은 무엇이 될 것인지 찾아서 그런 것을 기반으로 공간의 설계와 배치를 해야 사용하는 구성원들의 불편함은 최소화하고 개인의 업무 생산성을 높일 수 있는 오피스로 만들 수 있습니다.

그렇다면 공간만 잘 설계하면 정말 좋은 공유 오피스 일까... 다음에는 공간과 동선에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

그렇다면 단어적 공유 오피스가 아닌 실질적인 공유 오피스란 무엇인가 알아봅시다.

기본적으로 공유 오피스는 기존의 일하는 방법의 변화의 하나의 수단으로 접근해야 합니다. 즉 공유 오피스는 기존의 일하는 문화의 변화수단의 도구로써 역활을 해야 한다는 점입니다. 공유 오피스를 하니까 공유와 협업이 되고 창의적 업무환경이 되어서 회사의 일하는 방식이 변화한다는 것이 아닌 일하는 방식의 변화의 고민을 통해서 일하는 공간의 변화를 어떻게 시도할 것인지를 도출하는 것이 중요합니다.

전문 공유 오피스 업체의 관점이 아닌 기업에서 공유 오피스를 도입하고자 할 때는 반드시 앞에서 언급한 일하는 방식에 대해서 보다 객관적이고 근본적인 고민이 된 이후 어떤 것을 어떻게 적용할 것인지 그에 대한 방안이 수립되어야 합니다.

기업의 공유 오피스의 도입 목적은 단순한 공유와 협업의 개념이 아닌 실질적인 회사의 수익개념이 같이 고려되어야 합니다. 일반적인 공유 오피스는 공유와 협업이라는 것이 핵심이라면 기업의 공유 오피스의 도입은 실질적인 이익이 수반되지 않으면 오히려 비용적 손실만 발생하는 구조로 전락하게 됩니다.

예를 들어 기업의 공유 오피스는 공유와 협업 이외 공간의 효율적 운영을 통한 임대료의 비용적 절감을 노릴 수 있습니다. 예를 들어 A라는 기업이 총 4개층을 사용할 경우 대부분 조직단위로 배분된 좌석을 사용하기 때문에 추가적 공간을 배정받게 되고 사용하지 않는 공간이 존재하게 됩니다. 또한 외부 업무가 많은 경우는 이런 공간의 낭비가 증가하게 되죠. 공유 오피스를 하게 되면 이런 공간의 배분이 필요없고 실제 해당 오피스에 근무하는 구성원 중심으로 운영하여 4개층이 아닌 3개층으로도 충분히 좌석을 확보할 수 있게 됩니다. 이에 따라서 1개층을 임대에서 제외하는 부수적 재무효과도 나타나게 됩니다. 

기업의 공유 오피스는 이런 재무적 관점 등 다양한 고려요소가 존재합니다. 하지만 가장 중요한 것은 기존의 전통적 조직 운영 방식의 한계 즉 4차 산업혁명의 흐름에 대응하고 유연하게 대처할 수 있는 조직구조와 그에 따른 업무생산성의 증대 등을 고려할 때 공유 오피스는 선택이 아닌 필수적 요소로 검토가 되어야 하는 것이 현실입니다.

그렇다면 기업이 공유 오피스를 할 때 어떻게 하면 성공적으로 할 수 있을까...
앞으로 10회에 걸쳐서 기업의 성공적인 공유 오피스를 위한 내용을 아래와 같이 설명하고자 합니다.
1. EX(Employee eXperience)에 집중하라
2. 공간이 아닌 동선을 고민하라
3. 업무생산성 VS 협업
4. 100미터 달리기 VS 마라톤
5. 조직문화와 공유 오피스
6. 물리적 공간과 Digital Workplace
7. 회기본능과의 전쟁
8. Public Vs Private
9. Digital Twin
10. Smart workplace

10가지의 정리 이후 추가적으로 필요한 것은 보완하면서 기업의 공유 오피스 도입에 대한 내용을 자세하게 설명하도록 하겠습니다.

앞에서 언급했듯이 공유 오피스는 물리적 공간개념이 아닌 정보의 교류 즉 공유와 협업의 공간 개념이 중요합니다. 사실 요즘의 공유 오피스를 추진함에 있어서 공유와 협업을 예를 들면서 추진하는 곳이 많지만 실상은 성공보다는 실패를 하는 곳들이 많습니다.

그렇다면 왜 실패를 할까...

1. 오피스의 변화가 공유와 협업을 가져온다?
아마도 대부분의 공유 오피스의 시작이 바로 이런 물리적 공간을 바꾸면 자연스럽게 공유와 협업이 될 것으로 출발하는 것이 아닐까 합니다. 즉 공간이 바뀌면 자연스럽게 일하는 것도 바뀔것이라는 생각이 기저에 깔려 있다는 점입니다.

그래서 대부분 막대한 인테리어 비용을 쏟아 붓고 정작 기존의 업무방식에는 변화가 없다보니 오히려 기존의 방식보다 비효율적인 공간으로 전락하게 됩니다. 특히 조직구조가 과거의 부문-본부-팀의 구조로 오래동안 지속된 경우 더더욱 실패의 확률은 높아지게 됩니다.

특히 오피스의 변화에 초점이 맞추어져 있다보니 실행조직도 대부분이 물리적 오피스를 담당하는 조직에게 정해지고 결국 실질적인 공유와 협업의 공간으로서가 아닌 물리적 인테리어의 변화에 얽매이는 악순환이 반복되게 됩니다.

사실 문화적 변화없이 단순한 공간의 변화는 기존의 운영방식보다 더 비효율적일 수 밖에 없고 결국 이용자의 저하, 불만, 업무 비효율증가 등으로 과거의 방식으로 회귀하게 되는 현상이 나타나게 됩니다.

2. 공유 오피스의 대상자는 일반 구성원?
공유 오피스를 추진하는 경우 대부분 그 대상을 팀장이상의 리더가 아니라 일반 구성원에 초점을 맞추는 경우가 대부분입니다. 공간을 바꾸었다면 그에 맞게 당신들이 무언가 창의적인 일이 가능하게 될 거라는 막연한 기대심리를 일반 구성원에게 전가하기 때문입니다.

그래서 실패를 하더라도 그 이유를 대부분 구성원들에게 전가하는 경우도 이때문이라 할 수 있습니다. 몇몇 실패사례를 보면 대부분이 앞서 언급한데로 공간만 바꾸다보니 비효율적이고 실질적 협업도 일어나지 않는다는 것이 언급되는 것이 현실입니다. 그 결과 우리는 기존의 방식이 맞다. 구성원들이 원하지 않는다 등으로 자기 합리화를 하는 경향이 많습니다.

그런데 공유 오피스를 하는 이유 중 대부분은 무언가 정말 변화하고 싶어서가 아니라 최고 경영층의 Needs가 반영된 경우가 많습니다. 결과적으로 Top-Down으로 이루어지는 공유오피스는 결국 Top의 의중에 맞는 것에 치중하다보니 정작 보이지 않는 문화적 변화에 대한 것보다는 보이는 인테리어에 더 중점을 두게 됩니다.

이렇게 추진된 경우 대부분 그 희생은 일반 구성원들에게 전가됩니다. 일하는 방식, 보고문화 등이 바뀌지 않고 오히려 일하는 공간만 더 불편(?)하게 되기 때문입니다. 결국 팀장 이상의 일하는 방식의 변화가 없다보니 공간의 변화는 일의 비효율을 가져오게 되는 것은 당연합니다. 실무적 일하는 사람들 입장에서 공유 오피스의 도입이 좋을 수 없는 이유가 바로 이점입니다.

3. 공유 오피스는 모두에게 좋다?
공유 오피스를 추진하는 기업들의 특징은 도입하면 좋다는 정도 그 이상도 그 이하도 아닌듯 합니다. 그러다보니 공유 오피스를 도입하는 것과 실질적인 일하는 공간에 대한 사용자 경험이 별개로 인식되어서 실제 공유 오피스를 도입한 경우와 그렇지 않은 경우의 비교가 되지 못하는 문제를 낳게 됩니다.

사실 공유 오피스는 도입단계에서 가장 우선적으로 검토되는 것이 바로 우리에게 적합한가 하는 점과 우리에게 적용하기 위해서 어떤 점이 고려되어야 하는 것이 물리적 공간이 아닌 일하는 방식의 분석을 통해서 도출이 되어야 합니다.

예를 들어 사업조직에 적용하는 것과 Staff 조직에 적용하는 방식 자체가 다를 수 있습니다. 사업의 경우 다양한 고객의 Needs를 분석할 수 있고 다양한 시장변화에 대응하기 위해서 정보 다양성 등을 확보하기 위한 공유와 협업의 개념이 강조될 수 있는 반면 Staff의 경우는 공유와 협업보다는 회사의 관리체계 내에서 신속한 일처리를 위해 개인의 업무생산성을 높일 수 있는 공간개념이 도입되어야 합니다.

어떤 조직은 공유오피스보다는 전통적인 방식이 좋을 수 있다고 하고 어떤 곳은 공유 오피스가 좋다고 하지만 실제 공유 오피스를 도입한다는 전제는 이미 일하는 방법에 대한 충분한 고민이 된 경우에 해당하는 것이지 도입 자체가 바로 효율적으로 적용되지는 않는다는 점입니다.

사실 위 3가지의 오해라는 점은 추진의 주체가 누구를 향하느냐가 제일 중요한 요소라고 할 수 있습니다. 특히 한국처럼 전통적 관리 중심의 조직구조속에서 공유오피스가 정착한다는 것은 말 그대로 자갈밭에서 풍년이 일어나기를 바라는 것처럼 힘든 사항임은 분명합니다. 특히 기존 관료조직의 변화 없이 추진한다면 결국 과거의 조직운영에 얽매인 상태에서 비정상적 형태의 공유 오피스로 전락하게 되어 온전한 효과를 보기는 더더욱 힘들게 됩니다.

그렇다면 다시 원점에서 공유 오피스라는 것은 무엇인지.... 단어속 뜻이 아닌 진정한 공유 오피스에 대해서 알아보겠습니다.

4차 산업혁명 속에서 사무공간에 대한 새로운 시도를 위해서 공유 오피스, 스마트워크플레이스 등의 다양한 말들로 변화를 모색하고자 하는 시도가 증가하고 있습니다.

그런데 국내의 경우 대부분 실패를 경험하고 있고 특히 대기업 또는 공기업 중심의 시도는 성공사례를 찾아보기 힘들만큼 공유 오피스를 도입하여 효과를 본 기업들이 적습니다.

이런 이유로 왜 이런 실패가 반복되고 있는지 공유 오피스를 잘하기 위해서는 정말 무엇에 집중해야 하는지 살펴보도록 하겠습니다.

1. 공유오피스?
4차 산업혁명에서 빠질 수 없는 단어 공유. 가지고 있는 것을 같이 활용한다는 개념에서 기존의 소유 개념에서 활용 즉 공유개념으로 확대되었다고 할 수 있습니다. 이와 같은 맥락으로 우버나, 에어비엔비와 같이 소유하지 않고 단순히 필요시에만 사용하는 공간과 자동차로 개념을 전환하였습니다.

공유 오피스는 이런 관점에서 사무환경의 변화를 의미할 수 있습니다. 앞에서 말한 우버나 에어비엔비와 같은 개념은 Public 개념이라고 한다면 공유 오피스는 Public과 Private이 공존하는 개념이라고 할 수 있습니다.
공유 오피스는 기존의 빌딩의 소유주가 임대형태로 특정 공간의 사용과 무관하게 임대하는 방식이 일반적입니다. 그래서 특정 공간을 임대하고 그 임대에 대해서 사용과 무관하게 비용을 지불하게 됩니다. 그러다보니 초기 스타트업의 경우 이런 임대료 감당이 어렵기도 하지만 공간이 활용 즉 자주 사람이 바뀌거나 변화하는 것에 대응하지 못하고 고정적 비용을 지불하는 구조속에 놓여 있었습니다.

하지만 오피스의 경우도 이제는 공유 개념이 도입되어서 기존의 임대가 아니라 내가 사용할 공간만큼의 사용료를 내는 구조로 변화되었습니다. 어찌보면 클라우드 서비스와 동일하다고 할 수 있는데 기존 IT의 환경구성은 IDC 즉 데이터센터에 해당 서버 등을 구성해야 서비스가 가능하여 실제 필요 이상으로 초기 도입비용이 높게 형성되어 초기 창업자들에게는 부담이 되었습니다. 이런 문제를 해소하는 관점에서 클라우스 서비스가 시작되었고 지금은 상당수의 서비스들이 클라우드 환경으로 전환되고 있습니다. 이렇듯 공간의 개념도 이렇게 변화되고 있다고 볼 수 있습니다.

이렇게 오피스의 공간에 대한 활용이 변화됨에 따라서 이에 따른 사업들도 증가하여 대표적인 것이 We Work으로 공간에 대해서 자유롭게 사용할 수 있도록 공유 오피스 서비스로 급성장하고 있습니다.

그런데 사실 이런 맥락에서 보면 과거의 SOHO의 개념과 다르지 않느냐 하는 분들도 있을 수 있습니다. 2000년 초 IT 붐이 일었을 때 이른바 사무공간을 쪼개서 소규모 창업자를 위한 공간을 제공하는 방식의 서비스가 존재했습니다. 하지만 그 당시의 방식은 단순히 넓은 공간을 소규모 단위로 쪼갠 것이라면 지금의 공유 오피스는 이런 공간의 구분없이 원하는 공간, 원하는 기간 만큼 사용할 수 있다는 차이점이 있다고 할 수 있습니다.

그렇다면 단순하게 공간적 측면만으로 공유 오피스를 성공할 수 있었을까?

2. 공유와 협업의 개념의 시너지
사실 공유 오피스의 성공의 핵심은 단순한 공간의 서비스 변화측면도 있겠지만 그 공간 내 공유와 협업이 가능하다는 점이 큰 특징이라 할 수 있습니다.

단순히 공간을 사용료 개념으로 만드는 것은 누구나 할 수 있는 부분이고 아마도 이런 부분때문에 많이들 실패하는 요인이 아닌가 합니다. 공유 오피스는 사실 공간의 개념보다는 이런 사용자들의 이용패턴 즉 UX에 기반한 공유와 협업의 공간창출이 성공요인이라 할 수 있습니다.

We Work과 같은 공유 오피스 서비스를 제공하는 곳의 특징은 바로 오픈된 공간에서 다양한 사람들과의 Commmunication이 가능하다는 점이 가장 큰 장점으로 꼽을 수 있습니다. 아직 국내는 이런 협업이나 공유에 대한 부분이 인색(?)한 부분이 있지만 해외의 경우는 소속과 상관없이 비슷한 생각이나 아이템을 가진 사람들이 공유하는 공간들이 인기를 얻고 있습니다.

문화적 특징이라고 할 수 있지만 예전 슈퍼셀의 CEO의 강연에서 핀란드 헬싱키에서는 게발자 모임이 있어서 다양한 정보를 서로 공유하는 곳이 있다는 점에서 강점이라고 언급하는 것을 보고 국내와 같이 폐쇄적 정보공간에서는 어찌보면 불가능한 것이 아닌가 하는 생각도 들기도 합니다.

아무튼 대세는 공유와 협업.... 이것을 하지 못하는 곳은 시대의 트랜드에 뒤쳐지게 될 것이라는 점에서 이런 공유 오피스의 문화는 더욱더 확대될 것으로 보여집니다. 국내도 이런 흐름에 맞추어서 소규모 단위로 이런 공간에 대한 모임들이 증가하고 있지만 여전히 문화적 극복에는 한계가 있는 것이 아닌가 합니다.

다음에는 왜 공유 오피스가 성공하지 못하는 것인가... 를 알아보도록 하겠습니다.