[공유오피스] 5. 조직문화와 공유 오피스

[공유오피스] 5. 조직문화와 공유 오피스

사실 공유 오피스를 한다는 것은 가장 큰 걸림돌인 조직문화를 변화한다는 것입니다. 특히 기업에서 도입할 때는 기존의 관행, 조직구조 등으로 인해서 초기 도입부터 반발을 불러오게 됩니다. 특히 팀단위 조직구조를 가진 기업의 경우는 더더욱 이런 반발이 심하고 더 문제는 실무자보다 해당 의사결정을 책임지는 중간 직책자들의 반발이 심하다는 것을 알게 됩니다.

공유 오피스는 기본적으로 물리적 공간을 공유한다는 개념은 반대로 개인의 소유의 공간은 사라진다는 것을 의미합니다. 즉 공간에 귀속된 현재의 직장인들은 이런 자신의 공간의 상실을 마치 회사의 잡시큐리티를 침해하는 것으로 이해할 수 있다는 점입니다.

이런 상황에서 공유 오피스는 어떻게 도입이 되어야 할까요.

1. 소유가 아닌 공유의 개념으로
공유 오피스를 도입하기 위해서는 기존의 소유의 개념을 공유 개념으로 인식시키는 것이 중요합니다. 일부 기업에서는 공유 오피스는 기존 좌석의 또 다른 좌석개념으로 이중화 개념을 도입하는 경우가 많습니다. 이유는 기존 좌석에 대한 반발을 우려하는 부분도 있고 막상 전면도입에 대한 부담감도 있기 때문입니다.

그래서 기존좌석은 그대로 둔 상황에서 별도의 공간을 공유 좌석으로 만들어서 사용하는 것을 독려합니다. 하지만 기존 좌석이 있는 한 굳이 공유 좌석을 사용할 이유도 없거니와 뒤에서 언급할 조직문화에 대한 문제로 해당 공간은 죽은 공간으로 전락하게 됩니다.

공유 오피스를 하기 위해서는 기본적으로 자신들이 소유하고 있었던 공간에 대한 정의를 바꾸어야 합니다. 좌석, 의자, 캐비넷 등이 개인에게 할당되는 공간은 이른바 회사 내 개인의 영역과 같은 것으로 그 영역을 빼앗을 때에는 그에 상응하는 대안이 제시되어야 합니다.

그래서 회사에서 일하는 것이 핵심이고 좌석은 부수적인 부분임을 강조하는 것이 중요합니다. 자리가 있어서 회사에 나오는 것이 아니라 일이 있어서 회사에 나오는 것으로 인식을 전환하고 그들의 일하는 공간에서는 일의 생산성을 높일 수 있다는 점을 강조하는 것이 중요합니다.

이런 소유의 개념을 공유의 개념으로 전환한 다음 가장 중요한 것이 남아 있습니다.

2. 팀단위 조직의 관리방식 전환
흔히들 팀단위 조직의 관리는 일정공간에 모여서 팀원들이 일하는 방식으로 되어 있습니다. 그래서 팀 단위 원끼리 모여서 일하는 구조가 오랜동안 지속되었고 그로 인해서 마치 그들과 떨어지는 것은 일 자체가 불가할 것 같은 두려움도 생기게 됩니다.

사실 이런 조직변화에 가장 큰 반발을 하는 것은 다름아니라 팀장과 중간리더입니다. 우리의 팀단위 조직구조는 대부분 팀장 - 중간리더 - 팀원의 형태로 되어 있고 대부분 팀장과 중간리더는 관리영역에 속해 있어서 대부분 지시에 익숙한 구조로 되어 있습니다. 그래서 항상 근처에 있어야 하고 그들을 구두로 지시하는 것에 익숙한 상황에서 공유 오피스를 통해 이런 조직구조 자체가 변화되는 것은 그들에게 있어서 일에 대한 근본적인 두려움으로 다가올 수 있게 됩니다.

결국 그들은 적극적으로 공유 오피스에 대한 불가론 또는 도입에 따른 문제점을 언급하며 반대하기에 이릅니다. 사실 그들이 두려워 하는 것은 자신들의 존재가 사라질 수 있다는 위기감이기 때문에 그런 부분을 적극적으로 변화관리를 통해서 일하는 방법의 변화를 이끌 수 있도록 해야 합니다.

모여서 일하는 것이 아닌 일에 대한 공유를 하고 각자 원하는 장소에서 자신의 업무스타일에 맞는 업무방식으로 일의 생산성을 극대화 하는 것이 팀에 있어서도 좋다는 점과 그것을 잘 이끌 수 있는 리더로 성장시킬 수 있도록 지속적인 지원을 해 나가야 합니다. 이것을 통해서 기존의 팀단위 형태의 업무 방식을 변화시킬 수 있게 됩니다.

3. 조직문화의 변화
Top-Down 방식의 일처리 문화는 구조적으로 위에서 언급하는 일들 중심으로 이루어지게 됩니다. 결국 성과도 해당 조직기준으로 세워지게 되고 그 계획된 성과를 얼마나 잘하느냐가 업무의 핵심이 됩니다. 사실 2차산업시대에서의 방식 즉 대량생산의 방식에 맞을지 모르지만 3차에서 4차로 넘어오면서 다양한 기술과 시장의 급변함을 Top 혼자서 모든 것을 파악하기 어렵게 되었습니다.

공유 오피스는 이런 조직문화 즉 조직중심의 성과문화로 인한 사일로현상으로 회사내 정보공유가 단절되고 그로 인하여 새로운 기회를 놓치는 것 자체를 구조적으로 해결하는 수단으로 작용하게 됩니다. 그래서 조직단위 모여서 일하는 방식이 아니라 조직들이 섞이고 그들이 자유롭게 정보를 공유할 수 있게 됩니다.

조직문화의 변화의 시작은 바로 리더의 변화입니다. 앞서 팀단위 조직에서도 언급했지만 실질적인 변화를 이끌기 위해서는 바로 리더의 일하는 방식 자체의 근본적 변화가 이루어져야 합니다. 구두로 하는 업무지시, 잦은 회의, 반복적인 보고 등을 최소화 할 수 있는 것이 무엇인지 고민해야 하고 모이지 않아도 일할 수 있는 방법을 찾아서 그것들을 적극활용하고 정보의 공유도 그것을 통해서 할 수 있도록 해야 합니다.

리더가 변하지 않고 기존의 방식대로 일을 처리하다보면 공유 오피스 도입은 했지만 다시금 이전과 비슷하게 주변에 자신의 팀원들을 모아 놓고 일을 하는 방식을 버리지 못하게 되어 실제 공유오피스 도입효과를 반감시키는 문제로 작용하게 됩니다.

조직문화의 변화는 어떻게 하면 이끌 수 있을까.. 공간의 새로운 구분은 어떻게 할까.. 다음에서 알아보도록 하겠습니다.