[공유오피스] 6. 물리적 공간과 Digital Workplace

[공유오피스] 6. 물리적 공간과 Digital Workplace

공유 오피스를 말하면 대부분이 물리적 공간 즉 인테리어에 초점을 맞추게 됩니다. 앞에서도 언급했지만 공간적 개념을 물리적으로 국한지어서 생각하다보면 사실 물리적 제한에 역설적으로 갇히게 되는 현상이 나타나게 됩니다.

기존의 모여서 하던 방식에서 흩어져서 일하는 방식으로 전환된다면 그에 상응하는 업무환경이 조성되어야 하는데 이런 부분들이 간과되다보니 공간적 변화만 있을 뿐 실질적인 업무적 변화에 이르지 못하는 문제를 안게 됩니다.

그래서 이런 공유 오피스를 위해서 반드시 필요한 것 두가지에 대해서 알아보겠습니다.

1. 물리적 공간
공유 오피스를 말하면 당연 물리적 공간이 언급됩니다. 물리적 공간은 기존의 사무환경의 틀을 바꾸는 작업으로 조직단위 업무공간을 업무단위 공간으로 재편하는 방식입니다. 업무 단위라 함은 업무방식과 연결되는데 개인의 업무에 따라서 독립적이거나 협업을 하거나 아니면 생산성을 위한 자신만의 공간을 찾는 등의 업무에 최적화된 공간적 특성을 고려하여 설계하게 됩니다.

앞 블로그에서 언급했듯이 EX와 동선에 대한 고려가 되어서 공간 내에서 업무를 하기에 최적의 환경을 조성하는 것이 물리적 공간의 핵심이라 할 수 있습니다. 이런 물리공간은 인테리어에 국한될 수 있지만 IT와 접목되어 다양한 기능들을 추가할 수 있습니다.

예를 들어 회의공간의 IT접목을 통해서 회의결과를 자동으로 녹음하고 공유한다거나, 회의입실체크를 통해서 회의자들의 위치를 파악한다거나 IoT를 통해서 좌석 상황, 이용현황 등을 실시간 파악한다거나 하는 것처럼 물리적 공간을 보다 한층 업그레이드 할 수 있게 됩니다.

또한 OA 환경도 제공되어 각 업무 공간의 특성에 맞는 OA환경을 도입하여 가장 빠르고 편하게 업무를 할 수 있도록 OA의 적용도 다양하게 접근되어야 합니다. 이런 것들이 실제 물리적인 공간 내에서 발생함으로 물리적 공간으로 규정할 수 있습니다.

2. Digital Workplace
사실 간과되기도 하는 부분 중 하나가 바로 Digital Workplace입니다. Digital Workplace는 공유 오피스를 통해 업무의 변화를 가져다 줄 도구를 온라인 상으로 제공하는 것을 의미합니다. 예를 Comm.툴을 제공한다거나 영상회의를 제공한다거나 공유오피스로 인해서 불편한 부분들을 사이버 상에서 제공하여 어디에 있든지 일하는 것에 차이가 없도록 하는 것이 핵심이라 할 수 있습니다.

좌석의 관리, 회의실 사용 더 나아가 BMS의 접목을 통해서 하나의 디지털 공간을 제공하여 원격지 어디서나 업무수행의 문제가 없고 연속성이 보장될 수 있는 사이버상의 업무공간을 제공하게 됩니다. Digital Workplace가 중요하게 되는 것은 기존의 물리적 공유 오피스의 영역을 확대할 수 있다는 점입니다.

공유 오피스를 한다는 것은 역설적이게도 굳이 회사에 나오지 않아도 된다는 것을 의미하는 것과 같습니다. 즉 개인의 업무를 가장 잘 할 수 있는 곳이라면 그곳이 굳이 회사가 아니여도 된다는 개념인 것입니다. 공유 오피스를 도입하면서 재택 등 원격 업무를 배제하게 되면 사실 공유 오피스는 반쪽자리에 머무르게 됩니다.

이렇듯 Digital Workplace를 제공한다는 것은 물리적 한계를 극복하고 어디서나 자유롭게 업무를 수행할 수 있는 공간을 제공하여 공유 오피스의 보다 넓은 확장개념을 제공할 수 있게 됩니다. 또한 이를 통해 협업의 활성화를 이끌 수 있게 되어 다른 물리적 공간에 떨어져 있어도 사이버 공간에서 정보를 공유하고 개개인의 업무를 수행할 수 있게 됩니다.

단순히 공유 오피스를 물리적 공간에 국한되어 진행되는 경우 공간적 제약에 빠져서 실질적인 효과를 보지 못하는 이유도 Digital Workplace의 고려가 배제되었기 때문입니다. 이런 공간의 제공은 기업 내 공유 오피스의 영역을 벗어날 수 있도록 하여 다양한 방식의 업무형태를 만들어 낼 수 있고 기업의 특성을 고려한 업무방식도 생성할 수 있게 됩니다.

하지만 이런 것들에서도 정말 중요하게 공유 오피스의 근본적인 위기를 가져올 수 있는 그것에 대해서 알아보도록 하겠습니다.