[공유오피스] 공간의 혁신이 아닌 일하는 방법의 혁신으로

[공유오피스] 공간의 혁신이 아닌 일하는 방법의 혁신으로

이제 공유 오피스에 대해서 마무리 하려고 합니다.

공유 오피스를 도입한다는 것... 자칫 인테리어나 공간에 초점이 맞추게 되는 일들이 의외로 많습니다. 주변에 이런 공유 오피스를 보면 인테리어 비용에 엄청난 공을 들입니다. 이쁜 구조, 멋진 가구, 신기한 IT기기들로 도배되어버리는 오피스... 그런데 사실 그것을 사용하는 구성원들은 그걸 원할까!!!

공유 오피스를 도입하려고 한다면 정말 그것의 목적이 구성원들을 위한다면 인테리어나 공간이 아닌 정말 일하는 것에 있어서의 장애물은 무엇일까, 어떻게 하면 그들이 일을 할 때 더 열정적으로 일할 수 있게 해줄까... 즉 공유 오피스의 시작은 구성원에 대한 진정어린 마음입니다.

그렇다면 정말 성공적으로 공유 오피스를 도입하기 위한 것... 무엇일까!!

1. 리더의 변화
기업의 공유 오피스 도입을 하기 위해서는 근본적으로 리더의 인식변화가 있어야 합니다. 많은 기업들의 리더들은 대부분 지시형 리더들이 많습니다. 무언가 하기보다는 무언가를 지시하고 그 지시한 결과를 검토하고 다시 그것을 반복하고, 그들과의 정보공유를 제한적으로 함으로써 자신이 지시하는 것의 힘을 과시하려는 사람들도 많은듯 합니다.

그래서 공유 오피스를 도입한다고 하면 의외로 리더급들의 반대에 부딛치는 것도 이런 리더들의 습성(?)과 관련이 있습니다. 그래서 공유 오피스를 도입하기 전에 먼저 리더들의 일하는 법, 구성원에 대한 이제까지와의 다른 방법으로 리더의 지시가 아닌 구성원 자신 스스로 일을 찾아갈 수 있도록 근본적인 변화를 고민하게 만들어야 합니다.

만약 이것이 해결되지 않는다면 앞선 블로그에서 언급했듯이 과거로의 회귀현상이 발생하게 되고 기존과 차이가 없는 오히려 생산성과 효율성이 더 떨어지는 벽에 부딛치게 될 것입니다. 또한 리더의 반란(?)은 이것을 통해서 공유 오피스의 문제점을 부각하며 앞으로 더 이상 시도조차 못하도록 하는 무기를 그들의 손에 쥐어주게 됩니다.

그래서 공유 오피스는 Bottom-up이 아닌 Top-Down의 최고 경영자의 강력한 의지와 리더들에 대한 변화하지 않으면 안된다는 점을 분명하고 명확하게 인지시키는 것이 중요합니다.

2. 일하는 문화의 변화
지속적으로 언급했듯이 기존의 일하는 방식 자체의 변화가 이루어져야 합니다. 일의 주체가 리더가 아니라 구성원으로 전환이 되어야 하고 일의 Task도 구성원 스스로가 선택할 수 있는 수준으로 관리가 되어야 하며 성과관리 또한 조직단위의 관리에서 개인단위의 관리로 전환이 되어야 합니다.

일의 과정에서 발생하는 보고문화도 대면보고가 아닌 이메일, Comm.툴, 영상회의 등의 다양한 방법으로 전환되어 보고서 중심이 아닌 실제 진행되는 상황에 대해서 보다 더 자유롭게 더 자주 보고될 수 있도록 해야 합니다. 그것을 위해서 기존의 폐쇄적 정보관리 형태에서 오픈형 정보공유로 전환되어 구성원 개개인의 업무에 도움이 될 수 있도록 지원되어야 합니다.

또한 일의 방식도 지시의 형태가 아닌 지원의 형태로 바뀌어야 합니다. 즉 리더의 지시에 의해서 일을 하는 것이 아닌 구성원이 일을 선택하고 그 일을 진행함에 있어서 문제가 발생하거나 지연되는 것들이 발생할 때 리더는 그들의 현상에 대한 질책보다는 그 원인을 보고 어떻게 하면 문제를 넘어 자신들의 일의 동력을 유지할 수 있도록 하느냐로 변해야 합니다.

그래야 공유 오피스를 통해서 리더들의 일이 아닌 자신들의 일이 되고 자신들이 일을 가장 잘할 수 있는 방법을 스스로 찾아서 이전과는 다른 방법, 다른 고민을 하게 되어 공유 오피스를 도입하는 목적에 가장 부합되는 일의 공간, 회사의 변화가 일어나게 됩니다.

3. 좋은가구보다는 다양한 공간으로 변화
공유 오피스는 인테리어를 하기 위한 것이 아닙니다. 그러나 대부분의 공유 오피스를 도입하는 기업들은 인테리어에 매몰되어 있습니다. 그래서 대부분의 기업의 Top에 의해서 진행되는 것들은 엄청난 인테리어 비용을 쏟아붇고 정말 도움이되는 IT나 업무환경은 간과하고 있는 것이 현실입니다.

아마도 Top의 지시이기 때문에 눈에 보이는 것에 더 집중하다보니 나타나는 현상으로 가구 등 인테리어는 정말 훌륭한데 정작 일하는 공간 자체로 보면 형편없는 것들이 많게 됩니다. 일하는 공간, 동선 등이 배제되고 가장 이쁘고 멋지게 만들기만 했지 그 안에 일하는 사람들은 고려되지 않은 곳들이 많습니다.

구성원들은 편하게 자신이 원하는 쾌적한 곳에서 일하는 것을 원할 뿐 고급 가구, 인테리어가 필요한 건 아닙니다. 흔한 실수가 인테리어와 가구를 바꾸었지만 이른바 새집증후군처럼 한동안 가구나 인테리어로 인해서 오피스 공간은 일하기에 최악의 환경의 장기간 노출되게 됩니다.

차라리 원목을 길게 쭉 늘여트리고 누구나 앉아서 일할 수 있도록 오픈된 공간, 즉 남들이 보기에 허접하다고 느낄 수 있지만 오히려 심적으로 더 편안한 공간이 일하기에는 좋을 수 있습니다. 즉 일한다는 것... 어쩌면 정말 그들의 입장에서 보려하지 않기 때문이 아닐까 합니다.

어떤 곳은 공유 오피스를 추진하는 팀이 정작 당사자들의 업무환경을 보지 않고 그들의 일하는 공간을 기준으로 설계하다보니 일하는 공간이 특정 팀의 특정 환경에 치우치게 됩니다. 예를 들어 추진하는 팀이 주로 사무공간 인력이면 그들의 업무공간은 대부분 이동하는 업무로 정말 단순하게 노트북만 있는 경우가 많다보니 정작 공간설계나 OA 등의 설계시 편의성과 이동성이 간과되는 경우가 발생합니다. 

공유 오피스의 핵심은 멋지고 고급진 인테리어가 아닌 값싼 길다란 테이블로 구성된 커피숍과 같은 환경일 수 있습니다. 공간을 구성하는 것보다는 공간에서 일을 하는 사람에 집중해야 공유 오피스의 성공에 가까워 질 수 있습니다.

공유 오피스... 어쩌면 쉬울 수 있지만 어쩌면 너무나 힘든 일일 수 있습니다. 오랜동안 고착화되고 고정되어 버린 일하는 방법을 바꾸는 것은 쉽지 않을 수 있습니다. 더욱이 그것에 길들여져 버린 어쩌면 가장 오랜동안 그 틀안에서 숨쉬어왔던 리더급들의 문화적 충격은 상상 이상일 것입니다.

하지만 이제 4차산업 혁명의 파도속에서 '나를 따르라'는 정말 위험한 것이 되어 버렸습니다. 태풍이 몰아칠때 한사람의 능력만으로 그 태풍을 이겨낼 수 없습니다. 노를 잡은 모든 사람들이 개개인의 능력을 최대한 발휘해서 몰아치는 파도를 슬기롭게 대처할 수 있어야 합니다. 선장이 아닌 자신을 위한 노를 젓게 만들어야 그래서 험난한 파도를 여러방면에서 몰아치는 파도를 슬기롭게 이겨낼 수 있을 것입니다.

힘들지만 나아가야 하고 그 길은 어쩌면 끝이 보이지 않을 수 있지만 그 나아가는 걸음 자체가 의미가 있고 결국 그 길의 끝은 태풍이 아닌 가을 바람 청명한 하늘의 잔잔한 바다를 만날 수 있을 것입니다. 

공유 오피스는 Top과 리더와 구성원들 모두의 이해관계가 맞아야 하고 그 속에서 기업은 지속적인 발전과 태풍과 같은 위기를 이겨낼 수 있게 될 것입니다.  

이 블로그를 끝으로 공유 오피스에 대한 이야기는 마치도록 하겠습니다.