[공유오피스] 9. Digital Twin

[공유오피스] 9. Digital Twin

공유 오피스를 도입하는 것도 중요하지만 일단 도입이후에 관리가 더 중요합니다. 국내 특징일 수도 있는데 대부분의 성과체계가 운영보다는 도입이나 오픈에 초점이 맞추어져 있어서 대부분 관리의 필요성을 간과하는 경향이 있습니다.

특히나 오피스와 같이 물리적 공간에 대한 부분도 도입 이후에 특별한 관리에 대한 부분은 배제되어 있다보니 실제 운영이후 발생되는 다양한 문제에 대해서 대응이 원활하지 않게되고 그에 따라서 사용자들의 불편은 가중되어 성공적인 도입 이후 일정기간 후 반감되는 원인도 이와 같습니다.

그래서 공유 오피스를 도입함에 있어서 중요한 운영에 대해서 어떻게 하면 가장 효과적인 방법에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

1. 공유 오피스 관리의 문제
공유 오피스의 기본은 물리적 공간에 대한 재설계를 바탕으로 하고 있습니다. 그러다보니 물리적 공간의 관리적 이슈가 발생하게 됩니다. 여기서 왜 이런 문제가 발생을 할까!! 기존의 오피스와 공유 오피스의 차이는 개인의 소유권이 있느냐 없느냐로 나누어집니다. 기존의 오피스는 개인기준의 관리단위로 되어 있어 공유 오피스의 관리방식과 다르게 되어 이에 대한 관리기준 수립이 되지 않은 상황에서 관리의 공백이 발생하게 됩니다.

특히 외부에 오피스 관리에 대한 외주를 준 경우는 공유 오피스 도입으로 기존의 개인단위 비용산정이 아니기 때문에 이에 대한 관리 비용의 재산정이 필수적이지만 실제 이런 방식에 대한 운영비 산정의 경험이 없다보니 명확한 비용산정기준 수립이 되지 못하여 상당기간 관리의 공백이 발생하게 됩니다.

관리적 문제의 원인은 오피스에 대한 충분한 고려없이 공유 오피스와 기존의 오피스가 크게 다르지 않다는 것에서 생기게 됩니다. 그래서 도입하는 당사자들도 공유 오피스에 대한 도입만 골몰할 뿐 정작 어떻게 변화될것인지에 대해서 그리고 변화 이후에 무엇을 관리해야 하는지에 대한 고민이 없다보니 도입 이후 관리적 한계에 부딛치게 됩니다. 

이런 문제는 공유 오피스 구성에 따라서 달라지게 됩니다.

2. 공유 오피스 구성에 따른 문제
공유 오피스를 어떻게 구성하느냐에 따라서 관리 대상도 같이 증가하게 됩니다. 오피스 내 구성에 따라서 관리의 대상도 달라지게 됩니다. 오피스에 대해 대부분 가구 중심적인 오피스 환경을 생각하지만 사실 일하는 공간은 각 기업의 업무에 따라서 다양하게 존재하게 됩니다. 

공유 오피스는 더더욱 이런 다양성을 포함할 수 있도록 구성되어야 하는 문제로 공유 오피스 내 각 공간의 특성에 따라서 관리의 영역과 관리의 기준도 다르게 됩니다. 예를 들면
 - 가구배치만 한 경우
 - 가구배치 + OA
 - 가구배치 + OA + IoT
 - 가구배치 + OA + IoT + Digitalworkplace

위와 같이 4가지의 경우도 있겠지만 더 많은 공간과 업무특성에 따라서 그 다양성은 더 증가할 수 있게 되고 관리의 영역 또한 증가하게 됩니다. 이렇게 다양한 환경에 대한 관리가 명확하게 기준수립이 되지 않고 그에 따른 관리주체도 모호하게 되어서 결국 방치되는 결과를 가져오게 됩니다.

특히 오피스 관리는 물리적 공간에 국한되어 있는 반면 공유 오피스는 물리적공간 + 업무환경(OA) + IT환경까지 포괄하는 범위의 관리방법이 필요하게 됩니다. 흔한 실수 중에 공유 오피스를 전환하면서 기존의 물리적공간을 관리하는 조직에서 관리함에 따라 이외의 영역 OA환경+IT환경이 배제되는 결과를 초래하게 되어 이에 따른 관리적 부재를 피할 수 없게 됩니다.

그렇다면 어떻게 하면 제대로 관리할 수 있을까

3. 공유 오피스의 Digital Twin
Digital Twin은 제조쪽의 스마트팩토리에서 많이들 사용은 하지만 오피스에 대해서는 아직 미적용상태입니다. 공유 오피스는 기존의 인테리어 개념의 물리적공간을 뛰어넘어 새로운 개념의 관리방식이 필요하게 되었습니다. OA환경부터 IT환경으로 확대되어 다양한 사람들이 사용할 수 있는 공간으로 변하게됩니다. 더욱이 BMS(Building Management System)와 접목되어 새로운 오피스 관리 방식이 필요하게 되었습니다.

이런 다양한 기능들을 통합적 관리를 위해서는 기존과 같은 방법으로는 한계가 있기 때문에 Digital Twin을 도입하게 됩니다. Digital Twin의 특징은 기존의 오피스를 동일한 IT 환경으로 재구성하여 해당 오피스를 직접 가지 않더라도 원격에서 각각의 독립된 공간 및 오피스를 관리할 수 있게 됩니다.

또한 특성별 구분을 할 수 있고 이용자의 패턴을 분석하여 공유 오피스의 이용현황을 통한 새로운 공간의 도입, 공간의 재구성, 공간의 폐쇄 등 사용자 중심적 오피스를 구성할 수 있게 됩니다. 또한 각 오피스의 장애 현황을 실시간 관리할 수 있게 되고 사용자의 불만이 발생하기 전에 사전예측도 가능하여 오피스 도입 이후 관리로 인한 구성원의 불만을 최소화 할 수 있게 됩니다.

공유 오피스를 Digital Twin의 필요성은 기존의 물리적 인테리어를 벗어나서 다양한 IT환경의 도입에 따른 관리의 고도화가 필요하게 되었습니다. IT 기반의 오피스 환경의 구축은 결과적으로 관리적 요소의 증가를 가져오지만 그에 따라서 사용자들에게 다양한 정보와 서비스를 제공할 수 있는 기반을 만드는 것과 같습니다. 이런 Digital Twin의 도입은 관리의 효율성과 A/S 관리개념에서 B/S관리로 전환할 수 있는 기회를 제공하게 됩니다.

공유 오피스 관리까지 정리하다보니 이제 마지막 진정한 공유 오피스에 대해서 다음 블로그를 통해서 알아보도록 하겠습니다.