[공유오피스] 10. Smart workplace

[공유오피스] 10. Smart workplace


공유 오피스를 말하면 대부분 물리적 공간을 기반으로 언급을 합니다. 사실 물리적 공간이 없는 상황에서 오피스라는 단어를 말하기에도 어렵지만 실제 물리적 공간없이 일을 한다는 것에 대한 불안감도 많은 것이 현실입니다.

이미 재택근무가 존재하고 있지만 실제 사용을 많이 하지 않는 이유는 물리적 공간에서 일하는 습성이 유지된 상태에서 재택근무를 도입해도 평가나 성과의 불이익을 받지 않기 위해서 대부분 기존의 업무환경인 물리적 공간 내에서의 업무를 선호하게 됩니다.

사실 공유 오피스의 궁극적인 목표는 일하는 환경에 대해서 개인의 Needs에 따라서 선택가능한 구조를 만드는 것입니다. 그것이 회사 소유의 물리적 오피스나 외부의 공유 오피스나 아니면 재택 등 공간의 제약없이 일할 수 있는 환경의 제공이 핵심이 되는 것입니다.

물리적 공간에 의존적이지 않은 궁극의 공유 오피스는 무엇일까!!

1. 공간 제약의 한계
사실 공유 오피스를 도입하면서 협업이나 업무 생산성을 기대하는데 유일한 제약이 바로 물리적 공간 그것도 회사가 정한 오피스에서 일하는 것에서 벗어나지 못합니다. 그러다보니 앞서 언급했던 다양한 공유 오피스의 문제점들이 나타나게 됩니다.

개인의 업무생산성을 고려하여 도입된 경우 물리적 제약이 존재하는 상황에서 개인의 업무생산성 향상은 한계에 직면하게 됩니다. 이유는 기존 조직의 관리 방식과 업무방식에서 벗어나지 못하기 때문입니다. 새로운 환경의 제공을 통해 개인의 업무생산성을 극대화하기 위해 공유 오피스를 도입하지만 결국 그것도 기존의 물리적 공간의 인테리어에 국한된 변경으로 인해서 기대했던 생산성의 향상에는 못미치는 결과를 가져오게 됩니다.

이렇듯 공간에 의존적인 공유 오피스를 설계할 경우 과거로의 회귀현상이 반복되어 공유 오피스의 실패로 이어지게 됩니다.

2. 물리적 공간과 가상의 공간
공유 오피스를 설계함에 있어서 물리적 공간에 대한 부분 이외 가상의 공간이 필요하게 됩니다. 앞서 언급한데로 물리적 공간의 한계는 다양한 업무환경의 구성에 제약으로 나타납니다. 회사의 오피스 내에서의 공유 오피스는 한계가 있고 고객, 협력업체, 산학협력 등의 다양한 유형의 일하는 공간, 일하는 방식 등이 자유롭기 위해서는 물리적 공간보다는 가상의 공간에 집중해야 합니다.

가상의 공간은 시공간의 제약이 없이 일하는 사람의 업무적 편의성에 따라서 물리적 공간(회사, 공용 오피스, 재택, 심지어 카페 등)을 선택적으로 사용하고 실제 일은 가상의 공간에서 이루어지는 구조로 됩니다. 이를 위해서 가상의 업무공간을 생성하여 다양한 그룹, 다양한 이해관계자들이 자유롭게 소통하고 정보를 공유 할 수 있도록 제공됩니다. 

이런 물리적 공간에서 가상의 공간으로 전환되기 위해서는 가장 중요한 리더들의 적극적 참여와 선도적인 새로운 업무방식의 도입을 통해 가상의 공간에서도 물리적 공간에서 하는 일들을 더 효율적으로 할 수 있게 됩니다.

물리적 공간의 가상 공간으로 전환은 적절한 IT 서비스와 리더의 솔선수범 그리고 일하는 방법의 지속적인 변화만이 가능하게 됩니다.

3. Smart workplace
그래서 궁극의 공유 오피스는 물리적 공간의 제약을 뛰어넘는 어디서나 일할 수 있는 환경을 제공하는 것을 목표로 IT 요소를 강조하여 다양한 가상의 공간 내 서비스를 제공하게 됩니다. 물리적 공간이 없어도 일할 수 있는 환경을 위해서 다양한 IT기능들이 도입되고 있으며 이를 통해서 개인이 원하는 물리적 공간에서 가장 효율적이고 생산적인 업무를 수행할 수 있도록 하는 것이 핵심입니다.

이것을 위해서 일하는 문화의 근본적인 변화와 그에 따른 IT적 서비스의 확충이 필요하게 됩니다. 일하는 문화는 조직단위의 일하는 방식에서 개인 생산성 관점의 전환을 의미하며 기존의 리더급의 중심의 정보 독점을 일반 구성원으로 정보의 공유를 확대해야 합니다.

또한 조직단위의 성과관리 구조를 개인단위로 전환하고 자신의 성과를 달성하기 위한 공간에 대해서 스스로 선택할 수 있도록 하여 개인의 성과를 통해 조직과 회사도 같이 성장할 수 있는 기반을 만들 수 있습니다. 물리적 공간의 의존도를 상대적으로 낮추었기 때문에 이것을 IT 서비스를 통해서 보완해 줍니다.

Smart workplace의 핵심은 물리적 공간이 없어도 일할 수 있도록 하는 것이며 이것을 위해서 물리 오피스와 동일한 다양한 기능들을 제공하게 됩니다. 가장 중점적인 부분은 바로 Comm.의 방법과 정보의 공유가 폐쇄적이지 않고 공개적인 공유가 가능하도록 하고 다양한 Comm.을 위해서 메일, 메신져, SNS, 영상회의 등을 제공하게 됩니다.

또한 기존의 조직단위의 Comm.이 아닌 개인이 자신의 업무과 상관있는 사람들과 같이 Comm.하는 구조로 개개인이 스스로 조직을 생성하고 관리할 수 있도록 하여 개인 성과달성과 생산성 극대화를 이룰 수 있습니다. 최근에는 주 52시간으로 인해서 이런 상황에서 개인들의 업무시간 관리를 위한 고민들이 증가하고 있지만 Smart workplace의 운영을 통해서 개개인의 업무시간도 스스로 관리할 수 있도록 지원됩니다.

Smart workplace은 단적으로 하나의 정의를 하지 않고 각 업무와 특성을 고려하고 외부적 변화환경 협업 등이 고려되는 구조의 공유 오피스를 지향하여 특정되지 않되 다양성을 잃지 않도록 IT서비스 구조를 수립합니다. 예를 들어 사이버공간상의 IT적 요소도 있지만 물리적 공간의 IT적 요소도 있어 각 기업들이 원하는 공유 오피스에 맞는 선택적 IT 서비스를 수립하여 제공합니다.

특히 IoT의 활용은 다양한 형태의 데이터를 축적할 수 있고 이것을 근거로 구성원 친화적 공유 오피스와 정보공유의 제약사항 등을 사전에 파악하여 지속적인 Smart workplace의 업그레이드가 가능하게 됩니다.

Smart workplace는 그래서 궁극의 공유오피스를 향하는 목표라고 할 수 있습니다.

다음은 끝으로 공유 오피스에 대해서 정리하고 마무리 하도록 하겠습니다.


Smart workplace를 위해서는 일하는 문화의 변화와 성과관리의 변화되어야 합니다.  기존 기업들의 일하는 문화는 경직되고 조직단위의 성과관리로 인해서 개인의 업무적 생산성보다는 조직의 단위의 성과관리로 인해서 개인의 업무적 생산성과 역량증대가 그리 중요하지 않은 것이 현실입니다.

하지만 4차산업혁명의 흐름속에서 조직단위의 관리로는 다양한 기술과 정보의 획득의 한계가 존재하고 개개인의 역량 육성 없이 성과를 내는 것 또한