[공유오피스] 9. Digital Twin

공유 오피스를 도입하는 것도 중요하지만 일단 도입이후에 관리가 더 중요합니다. 국내 특징일 수도 있는데 대부분의 성과체계가 운영보다는 도입이나 오픈에 초점이 맞추어져 있어서 대부분 관리의 필요성을 간과하는 경향이 있습니다.

특히나 오피스와 같이 물리적 공간에 대한 부분도 도입 이후에 특별한 관리에 대한 부분은 배제되어 있다보니 실제 운영이후 발생되는 다양한 문제에 대해서 대응이 원활하지 않게되고 그에 따라서 사용자들의 불편은 가중되어 성공적인 도입 이후 일정기간 후 반감되는 원인도 이와 같습니다.

그래서 공유 오피스를 도입함에 있어서 중요한 운영에 대해서 어떻게 하면 가장 효과적인 방법에 대해서 알아보도록 하겠습니다.

1. 공유 오피스 관리의 문제
공유 오피스의 기본은 물리적 공간에 대한 재설계를 바탕으로 하고 있습니다. 그러다보니 물리적 공간의 관리적 이슈가 발생하게 됩니다. 여기서 왜 이런 문제가 발생을 할까!! 기존의 오피스와 공유 오피스의 차이는 개인의 소유권이 있느냐 없느냐로 나누어집니다. 기존의 오피스는 개인기준의 관리단위로 되어 있어 공유 오피스의 관리방식과 다르게 되어 이에 대한 관리기준 수립이 되지 않은 상황에서 관리의 공백이 발생하게 됩니다.

특히 외부에 오피스 관리에 대한 외주를 준 경우는 공유 오피스 도입으로 기존의 개인단위 비용산정이 아니기 때문에 이에 대한 관리 비용의 재산정이 필수적이지만 실제 이런 방식에 대한 운영비 산정의 경험이 없다보니 명확한 비용산정기준 수립이 되지 못하여 상당기간 관리의 공백이 발생하게 됩니다.

관리적 문제의 원인은 오피스에 대한 충분한 고려없이 공유 오피스와 기존의 오피스가 크게 다르지 않다는 것에서 생기게 됩니다. 그래서 도입하는 당사자들도 공유 오피스에 대한 도입만 골몰할 뿐 정작 어떻게 변화될것인지에 대해서 그리고 변화 이후에 무엇을 관리해야 하는지에 대한 고민이 없다보니 도입 이후 관리적 한계에 부딛치게 됩니다. 

이런 문제는 공유 오피스 구성에 따라서 달라지게 됩니다.

2. 공유 오피스 구성에 따른 문제
공유 오피스를 어떻게 구성하느냐에 따라서 관리 대상도 같이 증가하게 됩니다. 오피스 내 구성에 따라서 관리의 대상도 달라지게 됩니다. 오피스에 대해 대부분 가구 중심적인 오피스 환경을 생각하지만 사실 일하는 공간은 각 기업의 업무에 따라서 다양하게 존재하게 됩니다. 

공유 오피스는 더더욱 이런 다양성을 포함할 수 있도록 구성되어야 하는 문제로 공유 오피스 내 각 공간의 특성에 따라서 관리의 영역과 관리의 기준도 다르게 됩니다. 예를 들면
 - 가구배치만 한 경우
 - 가구배치 + OA
 - 가구배치 + OA + IoT
 - 가구배치 + OA + IoT + Digitalworkplace

위와 같이 4가지의 경우도 있겠지만 더 많은 공간과 업무특성에 따라서 그 다양성은 더 증가할 수 있게 되고 관리의 영역 또한 증가하게 됩니다. 이렇게 다양한 환경에 대한 관리가 명확하게 기준수립이 되지 않고 그에 따른 관리주체도 모호하게 되어서 결국 방치되는 결과를 가져오게 됩니다.

특히 오피스 관리는 물리적 공간에 국한되어 있는 반면 공유 오피스는 물리적공간 + 업무환경(OA) + IT환경까지 포괄하는 범위의 관리방법이 필요하게 됩니다. 흔한 실수 중에 공유 오피스를 전환하면서 기존의 물리적공간을 관리하는 조직에서 관리함에 따라 이외의 영역 OA환경+IT환경이 배제되는 결과를 초래하게 되어 이에 따른 관리적 부재를 피할 수 없게 됩니다.

그렇다면 어떻게 하면 제대로 관리할 수 있을까

3. 공유 오피스의 Digital Twin
Digital Twin은 제조쪽의 스마트팩토리에서 많이들 사용은 하지만 오피스에 대해서는 아직 미적용상태입니다. 공유 오피스는 기존의 인테리어 개념의 물리적공간을 뛰어넘어 새로운 개념의 관리방식이 필요하게 되었습니다. OA환경부터 IT환경으로 확대되어 다양한 사람들이 사용할 수 있는 공간으로 변하게됩니다. 더욱이 BMS(Building Management System)와 접목되어 새로운 오피스 관리 방식이 필요하게 되었습니다.

이런 다양한 기능들을 통합적 관리를 위해서는 기존과 같은 방법으로는 한계가 있기 때문에 Digital Twin을 도입하게 됩니다. Digital Twin의 특징은 기존의 오피스를 동일한 IT 환경으로 재구성하여 해당 오피스를 직접 가지 않더라도 원격에서 각각의 독립된 공간 및 오피스를 관리할 수 있게 됩니다.

또한 특성별 구분을 할 수 있고 이용자의 패턴을 분석하여 공유 오피스의 이용현황을 통한 새로운 공간의 도입, 공간의 재구성, 공간의 폐쇄 등 사용자 중심적 오피스를 구성할 수 있게 됩니다. 또한 각 오피스의 장애 현황을 실시간 관리할 수 있게 되고 사용자의 불만이 발생하기 전에 사전예측도 가능하여 오피스 도입 이후 관리로 인한 구성원의 불만을 최소화 할 수 있게 됩니다.

공유 오피스를 Digital Twin의 필요성은 기존의 물리적 인테리어를 벗어나서 다양한 IT환경의 도입에 따른 관리의 고도화가 필요하게 되었습니다. IT 기반의 오피스 환경의 구축은 결과적으로 관리적 요소의 증가를 가져오지만 그에 따라서 사용자들에게 다양한 정보와 서비스를 제공할 수 있는 기반을 만드는 것과 같습니다. 이런 Digital Twin의 도입은 관리의 효율성과 A/S 관리개념에서 B/S관리로 전환할 수 있는 기회를 제공하게 됩니다.

공유 오피스 관리까지 정리하다보니 이제 마지막 진정한 공유 오피스에 대해서 다음 블로그를 통해서 알아보도록 하겠습니다.

[공유오피스] 8. Public Vs Private

공유 오피스를 도입함에 있어서 중요한 요소로 언급된 부분이 바로 협업입니다. 기업 내부적 공유 오피스를 유지하는 것에서 벗어나서 외부와의 공유가 가능한 공간을 구성하는 것이 중요한데 기존의 기업내부의 오피스를 오픈하는 것은 외부적 보안 문제등으로 인해서 쉽지 않은 것이 현실입니다.

그래서 기업이 공유 오피스를 도입할 경우 특히 외부와의 협업을 고민하는 경우 반드시 공유 오피스의 구분이 필요하게 됩니다. 사실 이 부분을 기업들이 도입 초기에 고민하지 못하거나 한쪽부분만을 강조하다보면 정작 도입 이후 다양한 활용을 시도하지 못하게 됩니다.

그래서 이번에는 공유 오피스의 도입에 대한 두가지 안을 제시하고자 합니다.

1. Public 공유 오피스
일반적으로 공유 오피스를 말할때 언급하는 것으로 기업 내외부의 사람들을 가리지 않고 오픈하는 정책을 취하는 것으로 해당 공유 오피스는 외부에 오픈된 형태로 운영되어지도록 설계가 됩니다. WeWork과 같은 형태의 오피스를 도입하려는 기업은 외부적 협업이 중요하다는 판단으로 해당 오피스를 오픈하게 됩니다.

최근의 기업들이 공유 오피스를 도입하는 목적 중 가장 큰 부분이 바로 외부와의 협업을 유도하기 위함입니다. 기업 내부적으로 한계가 있고 4차 산업혁명의 기술들은 빠르게 변하고 다양성도 이제까지와는 다르게 폭넓기 때문에 기업 내부적으로 모든것을 해결하기에 한계에 이른 상황입니다.

결국 이런 한계상황을 극복하기 위해서 외부적 수혈 즉 외부와의 협업이 중요하게 되고 이런 것을 위해서는 기존의 오피스의 변화가 필요하기 때문에 공유 오피스를 도입하는 이유이기도 합니다. 그런데 전문 공유 오피스 업체가 아닌 기업이 이런 공유 오피스를 운영하기 위해서는 해결해야 하는 과제가 많이 존재합니다.

예를 들어 외부인력의 기업 내 오피스를 사용함에 따르는 보안, 정보유출 등의 문제에 대해서 자유로울 수 없습니다. 단순하게 물리적 보안 뿐만이 아니라 Digital workplace를 통한 인터넷 보안까지 기업 보안관리의 허점이 존재할 수 있게 됩니다.

결과적으로 공유 오피스를 외부에 오픈하는 것에는 한계가 존재하게 됨에 따라서 접근의 방식을 달리하게 됩니다. 즉 모든 오프시의 Public 오피스로 전환이 아니라 일부에 대해서만 Public으로 전환하고 나머지는 기업 내부적 목적에 맞는 오피스로 전환하게 됩니다. 이것을 통해서 기업은 외부와의 협업의 공간을 확보하면서 보안에 대한 부분까지 해결 할 수 있게 됩니다.

Public 공유 오피스는 외부와 오픈되기 때문에 폐쇄적이기 보다는 개방적으로 운영이 되고 그 운영에 있어서 기업의 Needs는 최소화 되고 협업을 위한 개방형 오피스에 초점을 맞추어 설계가 되어야 합니다. 그래서 기업의 내부와 연결된 물리적 공간과 가상의 공간이 차단된 별도의 영역으로 구성되게 됩니다.

이런 공간은 내부의 정보가 외부로 흘러나가지 못하도록 하는 부분과 반대로 Public 내의 정보가 기업 내부로 흘러들어갈 수 있도록 하는 단방향 정보채널만 유지하게 됩니다. 이를 통해서 Public 공유 오피스를 통해 얻은 정보가 기업내 정보로 활용될 수 있도록 구조화 시키는 작업을 하게 됩니다.

하지만 기업의 Public 공유 오피스가 너무 기업의 정보창고로만 활용되는 이미지가 만들어질 경우 협업은 제한되고 외부와의 정보의 단절만 초래하게 되는 문제가 생길 수 있으므로 협업의 외부 당사자와의 정보의 주체와 소유권에 대한 부분을 명확히 하고 그 성과를 나눌 수 있는 구조가 만들어져야 합니다.

2. Private 공유 오피스
Public 공유 오피스의 외부와의 보안의 문제와 별개로 기업 내 공유 오피스는 다른 개념의 접근이 필요하게 됩니다. 앞서 언급한 것 중 협업 이외에 생산성에 대한 언급을 했듯이 구성원들의 업무적 생산성이 점차 중요하게 됨에 따라서 외부에 오픈되지 않는 공유 오피스가 필요하게 됩니다.

기업들은 이 두가지를 혼동하는 경향이 많은데 지금까지 기업들이 도입하려고 했던 것은 Public이 아닌 Private의 방식이고 그것을 통해서 업무생산성을 증대하는 것에 목표를 가지고 있었습니다. 그래서 우리가 아는 기업의 공유 오피스는 바로 Private이라 할 수 있습니다.

Private 공유 오피스의 목적은 협업보다는 생산성에 중점을 두게됩니다. 이것은 기본적으로 구성원의 개개인의 역량의 극대화를 목표로 삼고 있습니다. 이를 통해서 업무적 생산성이 증대되고 결과적으로 기업의 역량도 증대되는 효과를 가져오게 됩니다.

Private 공유 오피스는 자율적 업무환경을 조성하고 구성원 개개인의 업무목표를 스스로 수립할 수 있도록 하여 창의적 업무공간을 만드는 것에 핵심이 있습니다. 그래서 공간의 구성의 핵심은 구성원 업무환경에 초점을 맞추어서 설계되며 이를 위해서 다양한 환경의 업무공간을 만드는 것이 중요합니다.

Private으로 구성하면 협업을 등안시 하는 것 아니냐는 반론도 있을 수 있습니다. 중요한 점은 Private의 공유 오피스가 되지 않는다면 Public으로의 전환은 더 어렵다는 점입니다. Private의 공유 오피스를 통해서 기존의 업무방식과 조직문화를 탈피할 수 있고 결국 타 조직과의 협업의 환경이 조성되면서 자연스럽게 외부와의 협업도 가능하게 됩니다.

국내의 기업들은 대부분 정보의 공유를 꺼려하고 결국 외부와의 협업이 잘 되지 못하는 원인으로 작용합니다. 하지만 단순히 외부와의 정보 공유가 안되는 것이 아니라 기업내 조직간 정보도 공유되지 못하는 상황에서 Public 공유 오피스를 도입하여 협업을 하겠다는 것이 얼마나 모순된 것인지 알 수 있습니다.

Private 공유 오피스 방식의 성공은 자연스럽게 Public으로 전환될 수 있기 때문에 바로 외부로 오픈하는 구조보다는 Private 방식을 통해서 내부적인 변화를 이끌 다음 외부로 확대하는 전략이 공유 오피스의 도입에 따른 성공 가능성을 높일 수 있을 것입니다.

이렇듯 공유 오피스를 도입하는 목적과 방향성을 정하는 것이 중요합니다. 해외사례를 보면 대부분 Private 방식이 내부적으로 잘 정착된 곳일 수록 Public의 도입에 대한 이질감이 덜하다는 것만 봐도 어떤 것을 우선적으로 해야할지 기업의 환경을 보고 판단할 수 있습니다.

이제 공유 오피스를 도입했다면 어떻게 하면 제대로된 관리를 할 수 있을지 알아보겠습니다.